Docaposte crée le champion de l’archivage numérique

Avec l’intégration de CDC Arkhinéo, Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste, affirme sa position de leader de l’archivage de données numériques à vocation probatoire en France et renforce sa stratégie de développement dans les activités de tiers de confiance numérique.

Docaposte propose une offre bout en bout, depuis la capture jusqu’à la conservation à long terme de leurs données, répondant aux besoins des clients de tout secteur : entreprises, acteurs publics et prestataires de services numériques. Cette offre d’hébergement souverain répond à l’ensemble des exigences et normes des marchés adressés, avec des serveurs installés sur le territoire national.

Ce rapprochement donne naissance à une nouvelle business unit au sein de Docaposte dédiée à l’archivage numérique qui représente plus de 10 milliards de documents archivés à ce jour, 200 collaborateurs spécialisés et près de 40 millions d’euros de chiffre d’affaires. Elle sera dirigée par Charles du Boullay, actuel Président de CDC Arkhinéo.

Face à l’accélération des solutions numériques, l’archivage électronique devient un enjeu majeur de cette transformation.

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Retour sur les normes et certifications qui ont structuré le marché de la gestion documentaire

En 2013, à la demande du SIAF (Service Interministériel des Archives de France) en partenariat avec l'APROGED (Association des Professionnels pour l'Economie Numérique) et la FNTC (Fédération Nationale des Tiers de Confiance), l’AFNOR (Association française de normalisation) lance la certification NF 461 pour les systèmes d’archivage électronique. Destinée à répondre aux besoins du marché et à anticiper les évolutions des réglementations françaises et européennes, la certification "NF 461- Systèmes d'archivage électronique" a pour objectif de démontrer la conformité d'un système d'archivage électronique à la norme française NF Z42-013 et à son équivalente internationale, l’ISO 14641-1. Pour les acteurs du marché, la certification NF devient un élément de différenciation fort.

En 2016, l’article 1379 du Code Civil est modifié pour répondre à un enjeu de dématérialisation. Ainsi, la norme NFZ42-026 est rédigée pour répondre aux exigences de l’article et du décret afférant qui spécifient les conditions du procédé permettant à une copie de bénéficier de la présomption de fiabilité.

Désormais, « la copie fiable » se substitue à l’original. Si la valeur probante est laissée à l’appréciation du juge, le texte renvoie à la fixation par décret des conditions dans lesquelles la fiabilité peut être présumée. En d’autres termes, la copie fiable permet de se substituer à l’original papier et d’inverser la charge de la preuve.

Dans la continuité, la certification NF544, issue de la norme NFZ42-026, est créée pour prouver qu’un site de numérisation offre des prestations réellement conformes à la norme.

Pour délivrer les meilleures solutions du marché, Docaposte s’appuie sur sa double certification NF461 « archivage électronique » et NF544 « numérisation fidèle ».

Sur le marché de la gestion documentaire, Docaposte fait partie de ces rares partenaires certifiés et aptes à proposer une offre complète qui répond à tous les besoins des entreprises en quête de solutions de dématérialisation et d’archivage sécurisées, dans le respect des réglementations.

Chez Docaposte : numérisation fidèle + archivage électronique = copie fiable

Les documents numériques concourent à la même opposabilité que les documents papier.

Concernant les écrits nativement électroniques, une présomption de fiabilité est reconnue, dès lors que l’écrit est signé électroniquement, sous réserve :

• que l’identité de l’émetteur soit assurée et qu’on puisse prouver le rattachement de cet écrit électronique à la personne dont il émane,
• que l’intégrité de cet écrit électronique soit assurée pendant la durée des obligations de conservation.

Dans tous les cas, l’archivage électronique devient un enjeu majeur de la gestion des risques au sein des organisations.

L’expertise de Docaposte, Tiers de confiance numérique, s’étend de la dématérialisation des process (fiscale, factures, bulletins de paie…) à la numérisation fidèle, jusqu’à l’archivage à valeur probatoire, reposant sur des fonctionnalités d’horodatage, d’intégrité, d’imputabilité et de traçabilité, permettant de répondre à l’ensemble des exigences et normes du marché. Cette qualité de service élevée offre aux utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.

Docaposte s’engage ainsi :

• à préserver l’intégrité après la numérisation,
• à définir les paramètres optimums de numérisation,
• à établir les conditions techniques de la fiabilité,
• à assurer la traçabilité de chacune des opérations lors du processus de numérisation
• à pérenniser les copies numériques dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) à vocation probatoire certifié.

En effet, l’archivage à vocation probatoire est un processus qui débute dès l’instant où le contenu du document est figé et qu’il peut donc être considéré comme une archive. Toutes les consultations ou autres opérations du cycle de vie doivent pouvoir être tracées, condition sine qua non à la validité du document archivé.

C’est le SAE (système d’archivage électronique) ou plateforme de conservation qui permet d’assurer la sécurité, la traçabilité, l’intégrité et la pérennité des documents.

Leader de l’archivage électronique, Docaposte est l’acteur de référence en France pour délivrer des services de numérisation fidèle

Les solutions d’archivage électronique de Docaposte s’adaptent aux besoins de clients : de la solution packagée donc "prête à l'emploi", à la solution sur-mesure paramétrable et même sur-mesure personnalisable.

Pour répondre au plus près aux attentes des organisations, de la PME à la très grande entreprise ou administration, ces solutions d’archivage sont ajoutées à d'autres prestations développées et opérées par Docaposte : dématérialisation du bulletin de paie, signature électronique, dématérialisation de factures et GED (gestion électronique de documents).

• La loi El Khomri du 1er janvier 2017 a permis aux employeurs de remettre par défaut un bulletin de paie dématérialisé. La dématérialisation permet aux DRH d’envoyer de manière légale, les bulletins de salaire de leurs collaborateurs par voie électronique. L’archivage électronique vient s’ajouter à cette dématérialisation de process puisque le salarié peut ensuite consulter tous ses bulletins de paie émis sous format électronique par le biais d’un coffre-fort. L’employeur ou le prestataire agissant pour son compte garantit ainsi l’accessibilité des documents émis sous cette forme via ce service en ligne. L’exemplaire employeur est archivé dans un système d’archivage électronique selon les durées de conservation en vigueur.
• Une organisation qui souhaite partager de l’information et accéder rapidement à ses documents pourra compléter sa solution avec une GED qui lui simplifiera la gestion quotidienne des factures fournisseurs ou clients ou encore des dossiers du personnel pour les DRH et des dossiers patients dans le secteur de santé. Ainsi, la GED permet de gérer les documents et les métadonnées, le SAE assure, quant à lui, la conservation de ces derniers. A noter : la numérisation fidèle nécessite un SAE en complément pour préserver l’intégrité et la pérennité des copies numériques, notamment si l’original papier est détruit.
• Une entreprise qui doit gérer la signature de devis ou de contrats, ou des mandats et baux immobiliers, des contrats de travail, peut consolider sa chaîne de confiance déjà mise en place avec l’archivage électronique en optant pour la solution de signature électronique de Docaposte, certifiée eIDAS (règlement européen qui s’applique à l’identification électronique, aux services de confiance et aux documents électroniques en leur accordant un effet juridique). La signature électronique, en plus d’être fiable et de sécuriser les process, permet de fluidifier les échanges, de les simplifier et de les accélérer. La solution de signature électronique disponible sur ordinateur, tablette et smartphone permet aux entreprises de créer en toute autonomie des circuits de validation et de signature électronique afin de compléter, approuver, signer, recevoir tous leurs documents pour finalement les archiver.
• La dématérialisation fiscale des factures à travers la numérisation des flux physiques et la mise en place de flux numériques offre, quant à elle, un double avantage : au-delà du gain de temps dans l’envoi et la réception des factures, elle permet aux donneurs d’ordre de tracer l’ensemble des flux factures, quelle que soit leur nature, de constituer une piste d’audit, d’améliorer leur traitement grâce à l’extraction de certaines données et de bénéficier d’un archivage numérique automatique sécurisé en cas de contrôle ou de contentieux.

Aujourd'hui, de nouveaux enjeux accompagnent la transformation dans la gestion de contenu et l’archivage électronique se retrouve au cœur d’une multitude de process impactés par la dématérialisation.

Le marché est porté par les réglementations et les entreprises qui s’engagent dans une transformation numérique doivent s’appuyer sur des processus dématérialisés, dans le respect d’une législation de plus en plus stricte.

Le choix d’un partenaire Tiers de confiance numérique est primordial car il permet, dans une relation client/fournisseur, de s’assurer d’un service de qualité et de disposer d’infrastructures garantissant le respect des valeurs de neutralité, universalité et pérennité.

Avec Docaposte, vous optez pour la conservation des données de vos parties prenantes (clients/salariés/fournisseurs) sur des serveurs dernière génération opérés par les équipes de Docaposte, hébergés en France, conformes aux dernières normes et intégrés à une infrastructure souveraine à l’état de l’art.