L’archivage à valeur probante : de quoi parle-t-on exactement ?

Tout le monde est aujourd’hui en capacité de numériser un document papier. En effet, de nombreuses applications mobiles proposent ce service depuis un simple smartphone. Néanmoins, lorsque l’on parle de numérisation et d’archivage à valeur probante, il faut être prudent dans le choix de la technologie employée. La numérisation d’un document commercial, administratif ou financier tel qu’un reçu de note de frais, apporte un vrai gain de temps et d’efficacité opérationnelle, pour garantir sa valeur probante, la numérisation et l’archivage doivent respecter un certain nombre de contraintes légales. 

Qu’est-ce que l’archivage de documents à valeur probante ? 

Au cœur de la transformation numérique des entreprises, la digitalisation des flux et des processus s’est fortement accélérée grâce aux nouvelles technologies, entraînant une croissance exponentielle du nombre de documents numériques.  

Malheureusement, ce phénomène de massification s’est accompagné d’une augmentation des vols et des piratages, liés à la possible modification frauduleuse des documents électroniques. 

Pour répondre à cette problématique, l’archivage à valeur probante permet de conserver, suivre, tracer l’authenticité et la valeur d’un document numérique. 

En d’autres termes, l’archivage à valeur probante consiste à pérenniser la valeur légale d’un fichier électronique comme peut en posséder intrinsèquement un document papier original. L’expression désigne l’ensemble des mesures technologiques et organisationnelles qui permettent de recueillir, de classer, d'archiver et de restituer les documents électroniques en maintenant leur valeur légale au fil du temps. 

Les trois principes fondamentaux de l’archivage à valeur probante 

Puisque l’objectif de l’archivage à valeur probante est de préserver des fichiers dans les meilleures conditions en vue, par exemple, d’une restitution de documents ultérieure. Un document électronique, qu’il soit nativement numérique ou issu d’un processus de numérisation, doit garantir trois principes fondamentaux : 

• L’authenticité permet d’affirmer que la pièce justificative est identique à la version papier, dans le cas d’un document numérisé. Le document ainsi numérisé et l’intégralité de ses attributs (contenu, horodatage, auteur) doivent être identiques entre les versions numériques et papier. Cette procédure doit s’effectuer en amont de l’archivage. Pour un document nativement numérique, l’authenticité est assurée par le certificat ou le cachet électronique utilisés lors du scellement du document, eux-mêmes appuyés par une datation certaine du processus. 
• L’intégrité du fichier garantit que le document numérisé ou nativement numérique n’a subi aucune modification ni altération après sa création au format numérique. Différents procédés permettent d’obtenir cette garantie :  

1. le calcul de l’empreinte numérique du document, qui permet d’être certain de son intégrité, par des recalculs réguliers ; 
2. un moyen cryptographique pour sceller l’empreinte via un certificat qualifié et une source de temps fiable. Ce processus garantit ainsi la source de l’intégrité documentaire ; 
3. l’historique complet (depuis sa création jusqu’à son élimination), via une piste d’audit fiable ; 
4. l’archivage de données figées en utilisant un Service d’Archivage Électronique (SAE).  
5. L’intelligibilité garantit quant à elle la lisibilité et l’interopérabilité du document à valeur probante. Elle nécessite l’utilisation de formats non propriétaires, de type PDF et PDF A/3 (norme ISO 19005-3), XML, TIFF Groupe IV … 

Les différentes étapes de l’archivage numérique à valeur probante 

La recevabilité juridique d’un document dépend de son authenticité, de son intégrité et de son intelligibilité. Ainsi, la procédure d'archivage et de numérisation doit répondre à quelques règles strictes.  

Prenons l’exemple de la numérisation d’un justificatif de notes de frais professionnels qui implique six étapes importantes et distinctes dans le processus : 

• l’obtention du document justificatif soit par une chaine industrielle de traitement documentaire papier, soit par une collecte individuelle et personnelle, permettant l’éventuelle préparation du document ; 
• la numérisation du document, généralement à l’aide d’un processus de scan (par exemple réalisé à partir d’un smartphone dans le cas d’une collecte individuelle) ; 
• l’indexation du document, par exemple par une application de reconnaissance des caractères et des données permettant l’extraction des données en vue d’une réutilisation à des fins de gestion ; 
• la prise en compte dans les processus d’entreprise par le service métier de l’entreprise, par exemple via des circuits de validation ; 
• l’utilisation des documents (et de leurs métadonnées) par les métiers de l’entreprise (comptabilité, finances, commerce, …) ; 
• la conservation intègre et pérenne des documents pendant toute la durée légale et gestion de la fin de vie documentaire. 

Les avantages de l’archivage numérique à valeur probante 

L’archivage à valeur probante s’inscrit dans la transformation digitale des organisations et vise notamment à apporter rigueur, qualité et conformité à la conservation numérique et au partage des informations importantes de l’entreprise. Ses avantages sont multiples : 

• La préservation de la valeur légale, en cas de contrôle d’une autorité, par exemple les services fiscaux ou l’URSSAF pour la valeur des justificatifs numérisés (factures, contrats,notes de frais), acceptés depuis le 1er juillet 2019 (en application de l'article L. 243-16 du code de la Sécurité sociale, c’est l'arrêté du 23 mai 2019 qui définit le cadre juridique pour la numérisation des documents établis ou reçus sur support papier) comme originaux à part entière. 
• La conservation dans le temps : plus besoin d’encombrer des archives papier pendant 6 à 10 ans. De plus, la conservation des documents numériques pouvant se faire aussi bien en local que chez le tiers-archiveur, les risques de pertes ou de corruption des archives sont considérablement amoindris. 
• L’analyse et la création de tableaux de bord : grâce aux métadonnées contenues dans l’archivage à valeur probante, il devientfacile de mettre en place un pilotage fin du suivi des corpus documentaires. 
• La simplicité d'utilisation : les collaborateurs utilisent facilement les applications mobiles professionnelles pour smartphone, comme pour la numérisation et l’archivage quasi instantanés des reçus de note de frais, et gagnent du temps en faisant en quelques secondes ce qui prenait plusieurs minutes avec un processus papier et manuel. 
• L’efficacité opérationnelle. Plus que la qualité intrinsèque des productions de la numérisation, l’archivage à valeur probante s’inscrit généralement, notamment grâce à l’instantanéité d’accès à l’information, dans un programme de transformation digitale et d’efficience organisationnelle. 

L’accompagnement de Docaposte pour l’archivage à valeur probante 

Toutes les entreprises sont aujourd’hui concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques. Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, pour tout secteur d’activité public ou privé. 

Complémentaires aux offres de gestion électronique de documents (GED) et au service de coffre-fort numérique, les services d’archivage électronique (SAE) de Docaposte vont bien au-delà d’un simple stockage et préservent l’opposabilité des fonds d’archives sur le long terme.