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Il est indispensable de définir un périmètre clair pour l’archivage, incluant les types de documents (administratifs, fiscaux, sociaux, commerciaux) et leur durée de conservation. Cela permet de respecter les obligations légales et de protéger l’entreprise face à des contentieux. L’archivage des documents passe par plusieurs étapes :
Docaposte se distingue comme un prestataire certifié offrant des solutions complètes de dématérialisation et d’archivage sécurisé, adaptées à tous les secteurs d’activité, garantissant une conservation intègre et durable des données numériques.
Une question sur l'archivage ?
L’archivage numérique est un processus qui vise à garantir l'accessibilité sur le long terme des documents que les entreprises souhaitent conserver pour des raisons juridiques, pour couvrir un risque, ou plus simplement pour préserver de la connaissance à valeur ajoutée. Transverse à l’entreprise, le processus d’archivage peut concerner tous les métiers et tous les services de l’entreprise.
Les documents numériques se substituent de plus en plus au papier certes, mais ils sont soumis aux mêmes durées légales de conservation, créant un nouvel enjeu d'intégrité.
Le processus d’archivage régit et conditionne le cycle de vie de chaque document produit ou échangé, de sa création ou réception, à son classement final ou à sa destruction. Normé, il s’organise autour de règles, d’outils et de gestionnaires, qui, correctement associés, permettent de pérenniser l’intégrité des documents archivés et d’en faciliter l’exploitation.
En raison de l’explosion du nombre de données et de documents électroniques ou numérisés, la problématique de l’archivage s’est grandement accentuée depuis quelques années.
Le besoin d’une démarche raisonnée s’est ainsi imposé au sein de nombreuses organisations, conduisant de plus en plus d’entreprises à définir une politique d’archivage autour d’enjeux multiples, parmi lesquels :
Comme souvent, la bonne méthode consiste à partir du besoin. Ainsi, bien définir une politique d’archivage consiste d’abord à délimiter le périmètre d’archivage nécessaire au bon fonctionnement présent et futur de son organisation. Il faut d’abord s’interroger sur le volume des données à archiver. Il faut également i définir les types de documents concernés par l’archivage.
L’archivage sur support informatique concerne généralement (mais pas exhaustivement) :
- les livres comptables obligatoires (le livre journal, le grand livre, la balance et le livre d'inventaire),
- le fichier des écritures comptables,
- les pièces justificatives dématérialisées,
- le plan comptable de l'entreprise,
- les données de gestion des immobilisations,
- la comptabilité analytique ou budgétaire,
- les éléments de calcul des provisions et des dépréciations,
- le périmètre de gestion lors de l'analyse,
- la table des taux de TVA,
- en parallèle, il faut bien sûr archiver les pièces et documents papier lorsqu’ils ne sont pas numérisés.
Mais il concerne aussi :
La connaissance des durées légales de conservation permet également de ne pas manquer aux obligations, et parfois de faire des arbitrages. Le délai réglementaire varie en fonction de la nature des documents à archiver. Certains documents doivent être conservés 1, 2, 3 ou 5 ans, d'autres 10 ans ou à vie.
Dans l’archivage, il existe une notion de cycle de vie, qui est très importante. Tout document archivé passe nécessairement par chacune des quatre étapes qui suivent :
Il ne s’agit pas d’une étape d’archivage à proprement parler, mais elle fait partie du cycle de vie des documents archivés. Tous les documents n’ont pas l’obligation d’être archivés, seuls les documents jugés engageants ou essentiels à la poursuite de l’activité doivent être archivés. Ceux-cisont généralement liés à un processus métier et c’est le plan d’archivage qui liste les documents concernés. Cela revient à dire que l'archivage prolonge naturellement l'état 'initial' d'un document, dans le temps.
Durant la phase de capture dans le système d’archivage, le document est simultanément identifié, figé, qualifié et localisé dans un système d’archivage (SAE) :
Puis la phase de maintenance (dite aussi de conservation et consultation) permet de conserver le document en bon état de conservation (intégrité du document et des métadonnées) et de lisibilité. Pendant toute la durée requise, les utilisateurs dûment habilités y ont accès. Cette phase doit aussi assurer le contrôle et la mise à jour des règles de vie du document (durée de vie, droit d’accès, vitalité de la sauvegarde), qui peuvent évoluer dans le temps.
Enfin, la phase de sortie est cette phase du système d’archivage qui correspond à l’évaluation faite à échéance de la durée de conservation du document. Si ce dernier perd son statut engageant la responsabilité, le document peut être
Le plan d’archivage est la transposition de la politique d’archivage en procédures directement applicables. Il met en évidence les étapes du système d’archivage de l’entreprise et énonce la responsabilité de chacune des parties prenantes au travail d’archivage. Il décrit les règles de gestion, les procédures comme, par exemple, la manière de détruire les archives lorsque la prescription est acquise.
Au sein d’une entreprise, le plan d’archivage est élaboré par l’équipe projet, qui consulte le service juridique, la direction des systèmes d’information, les équipes métiers et le responsable documentaire ou « records manager ». Le plan est ensuite examiné et enfin validé par le comité de pilotage.
Le plan d'archivage définit et décrit l’organisation générale du système d'archivage :
- le producteur de l'information ;
- le propriétaire (maîtrise du contenu et validation de la durée de conservation) ;
- les utilisateurs (règles d'accès, conditions de mise à disposition des tiers commissaires aux comptes, vérificateurs, …),
Le meilleur moyen d’assurer l’intégrité d’un document, de le rendre accessible et disponible, mais aussi de garantir sa confidentialité et sa traçabilité, est de procéder à un archivage ordonné.
A cet égard, l'archivage électronique présente plusieurs avantages :
En assurant la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit le secteur d’activité, public ou privé, Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des organisations en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé.