Facture dématérialisée : la mise en place de la nouvelle règlementation

À partir du 1er septembre 2026, les entreprises établies sur le territoire français seront tenues d’accepter les factures électroniques. L’obligation d’émettre ces factures dématérialisées sera, quant à elle, applicable de façon progressive, entre 2026 et 2027. Pour se préparer à l’impact de cette nouvelle réglementation sur votre organisation, il est nécessaire d’adopter une démarche proactive et d’anticiper les changements à venir. Docaposte vous éclaire sur la manière dont va se mettre en place la dématérialisation des factures en France.

La facture dématérialisée : une transition progressive et obligatoire 

Une application progressive de la réforme sur la facture électronique 

Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures destinées au secteur public par voie électronique via le portail Chorus Pro (PPF). Cette obligation concernera prochainement l'ensemble des opérations entre entreprises françaises assujetties à la TVA. Dès le 1er septembre 2026, les entreprises implantées sur le territoire français seront obligées d’accepter les factures dématérialisées. Puis, entre 2026 et 2027, interviendra l’obligation d’émission des factures au format électronique selon le calendrier suivant :

• A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
• A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.

Concrètement, les entreprises devront choisir leur plateforme de dématérialisation : utiliser le service en ligne de l’Etat (PPF) ou passer par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l'administration fiscale.  

Sont soumis à la facture dématérialisée les éléments suivants :

• Les prestations de services ou les livraisons de biens situées en France qu'une entreprise assujettie à la TVA effectue avec une autre entreprise assujettie à la TVA ; 
• Les acomptes inhérents à ces opérations ; 
• Les livraisons aux enchères publiques d'œuvres d'art, de biens d'occasion, d'objets d’antiquité et de collection. 

De nouvelles mentions obligatoires sur les factures 

La nouvelle réglementation exige d’apposer de nouvelles mentions sur la facture à partir du 1er septembre 2026 :

• Le numéro SIREN ou SIRET du client ; 
• L’adresse de livraison de la commande si celle-ci est différente de l’adresse du client ;  
• Le type de commande : « l’information selon laquelle les opérations donnant lieu à facture sont constituées exclusivement de livraisons de biens ou exclusivement de prestations de services ou sont constituées de ces deux catégories d’opérations ». 
• La mention suivante : “ Option pour le paiement de la taxe d’après les débits”, lorsque le prestataire a choisi cette option.  

Les acteurs de la dématérialisation des factures  

Dématérialisation des factures : le choix de la plateforme  

L’ordonnance de 2021 impose aux entreprises de dématérialiser leurs factures en passant directement par le Portail Public de Facturation (PPF, s’appuyant sur la plateforme Chorus Pro) ou en passant par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) qui aura le rôle d’intermédiaire et gérera l’intégralité des échanges avec la PPF. Les opérateurs de dématérialisation (OD), agissant en tant qu’intermédiaires entre les entreprises et les plateformes, feront aussi office de service de dématérialisation des factures. Le but ? Consentir à la liberté des entreprises de choisir leur prestataire de facturation électronique, avec l’obligation de transmettre les différentes données concernant la facturation à l’administration fiscale.  

Différents formats de facture électronique seront pris en charge dès le lancement de la règlementation. Ils sont au nombre de 3 : le format hybride Factur-X et des formats structurés UBL et CII. Au fur et à mesure, de nouveaux formats de factures seront reconnus par le Portail Public de Facturation : XML, Un/Cefact, PDF signé. Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), dans leur rôle d’intermédiaire, pourront gérer des formats de facture différents en les convertissant aux formats attendus par le PPF. 

PPF et PDP : quel est leur rôle ?  

Le Portail Public de Facturation 

Le Portail Public de Facturation, qui s’appuie sur la plateforme Chorus Pro, est la plateforme par laquelle les entreprises émettront et recevront leurs factures dématérialisées. L’objectif ? Centraliser les factures et les données de facturation émises par les entreprises afin de les transmettre à l’administration fiscale. Le PPF offrira un service minimum de transmission des factures et des données de transaction et de paiement. Dans un communiqué daté du 17 août 2022, le Ministère de l’Economie et des Finances a précisé que le portail public mis à disposition des entreprises tiendrait compte du niveau de maturité digitale des entreprises : ainsi, les plus petites entreprises pourront bénéficier d’une base de services minimum à un coût réduit. Garant du bon fonctionnement du dispositif, le PPF permettra aux plateformes partenaires d’offrir aux entreprises qui le désirent une gamme de services de facturation dématérialisée plus élaborée et plus sécurisée. 

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires 

Les plateformes de dématérialisation partenaires sont des plateformes privées reconnues comme étant opérateurs de dématérialisation partenaires, elles sont immatriculées et certifiées par l’administration. Les PDP pourront apporter des fonctionnalités supplémentaires par rapport au PPF : 

• Réceptionner la facture électronique du fournisseur ou client ; 

• Effectuer les contrôles de conformité des factures et rejeter les factures non-conformes ; 

• Convertir la facture sous format structuré ou mixte ; 

• Vérifier la présence de toutes les mentions obligatoires ; 

• Extraire et transmettre les données requises de la facture à l’administration fiscale via le PPF ;  

• Partager et remonter les statuts du cycle de vie de la facture (prise en charge par le destinataire, bloquée, en cours de paiement, etc.) ; 

• Transmettre directement la facture fournisseur à la plateforme de l’acheteur ; 

• Mettre à jour l’annuaire national en déclarant les entreprises qui passent par la plateforme. 

Pour devenir une plateforme de dématérialisation partenaire, les opérateurs devront répondre à certaines conditions, fixées par un Décret du Conseil d’Etat. Seules les plateformes immatriculées et auditées auront l’autorisation de transmettre les factures à leurs destinataires et l’e-reporting à l’administration.

La facture dématérialisée avec Docaposte 

Les entreprises ont tout intérêt à anticiper ce changement majeur. En effet, pour que la transition vers la facture électronique s’opère en douceur, il est nécessaire d’adopter une démarche proactive en préparant son système d’information, ceci afin d’anticiper les nombreux impacts attendus. Il peut s’agir par exemple de :

• Faire le point sur les solutions de comptabilité utilisées au sein de l’entreprise ; 
• Nommer des collaborateurs qui deviendront les référents de la facture électronique ;  
• Anticiper l’automatisation des procédures de collecte de la TVA ; 
• Etc. 

Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, propose une gamme complète de solutions de facture électronique avec la garantie d’un niveau adapté au risque juridique de vos documents. Expert de la facture électronique depuis plus de 25 ans, Docaposte est le partenaire de confiance idéal pour vous guider dans la mise en œuvre de la nouvelle réglementation, ainsi que dans la gestion de la transition numérique de vos factures. N’hésitez pas à contacter nos experts pour en savoir plus sur notre accompagnement.