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L’adoption de la gestion électronique des documents (GED) en entreprise facilite la gestion des documents numériques grâce à des pratiques et technologies adaptées.
Elle permet de gagner du temps, de réduire les coûts et d’améliorer la productivité. Il existe différents types de GED tels que :
L’implémentation d’une GED nécessite une analyse des besoins, le choix de la solution adéquate et une formation rigoureuse des utilisateurs.
Les défis incluent la compatibilité avec les outils existants, la centralisation des documents et la sécurité en conformité avec le RGPD.
Une question ?
La mise en place d’une GED peut entraîner d’importants remous au sein d’une organisation. Entre les résistances humaines et les problèmes techniques, il s’agit d’un parcours semé d'embûches. Pourtant, il est possible d’anticiper et de prévenir ces problèmes bien avant le déploiement.
Docaposte fait partie des acteurs dominants du secteur de la GED. Avec ses solutions reconnues telles que Maileva et e-Doc, Docaposte a développé une expertise forte sur ce secteur. Dans cet article, nous revenons sur les principales résistances et complications qui peuvent accompagner le déploiement de la GED ainsi que les solutions pour les prévenir.
La GED, acronyme de gestion électronique des documents, est un ensemble de pratiques et de technologies visant à gérer le cycle de vie des documents numériques au sein d'une organisation. Elle englobe la création, le stockage, l'organisation, la diffusion et l'archivage des documents.
Docaposte propose une solution GED baptisée e-Doc Pro adaptée aux besoins de tous les professionnels afin de faciliter le travail et la communication autour de la gestion des flux documentaires. Ce type de solution revêt de nombreux avantages pour les entreprises dès lors que sa mise en place est faite de manière méthodique et ludique.
Voici quelques-uns des avantages de la GED en entreprise :
Bien que le terme GED soit très générique, il existe toutefois une catégorisation de ces solutions. Chaque entreprise ayant des besoins spécifiques, il est important de comprendre quels sont les différents systèmes de gestion électronique de documents disponibles sur le marché et surtout lesquels sont adaptés à ses besoins.
La mise en place d'une GED en entreprise nécessite une approche méthodique et cohérente pour un déploiement progressif et contrôlé, mais aussi ludique et collaboratif pour assurer la participation de tous les membres de l’organisation :
Analyse des besoins et des processus existants
Choix de la solution GED adaptée
Planification et déploiement
Formation des utilisateurs et conduite du changement
La transition vers la GED est une étape importante qui change les habitudes des collaborateurs. Face à ce bouleversement, il n’est pas rare de rencontrer des résistances.
Afin de garantir une fluidité des processus, il est nécessaire de faire cohabiter une nouvelle solution GED avec les outils déjà en place (ERP, CRM, etc.). C’est pourquoi, faire un listing des outils existants et vérifier la compatibilité de la solution GED avec les outils existants est indispensable.
La centralisation des documents soulève par ailleurs des questions de sécurité et de conformité, notamment avec le RGPD pour les entreprises européennes. La solution GED qui sera choisie doit donc opérer et proposer un hébergement dans des data centers sécurisés en France et dont le niveau de sécurité dépendra de la sensibilité des documents stockés.
Enfin, le transfert des documents existants vers le nouveau système s'avère souvent complexe, surtout pour les entreprises disposant d'un volume important d'archives papier. C’est la raison pour laquelle il est recommandé d’adopter une approche méthodique et progressive.
Pour obtenir l'adhésion des équipes, il est recommandé d'impliquer les utilisateurs dès le début du projet, de mettre en avant les bénéfices concrets pour chaque service, et d'organiser des ateliers de co-construction pour adapter l'outil aux besoins réels.
Pour une intégration harmonieuse avec l'infrastructure IT, il est conseillé d’opter pour une solution GED offrant des API compatibles avec les suites et logiciels déjà utilisés et de travailler en étroite collaboration avec son service informatique. Enfin, planifier des phases de test approfondies avant le déploiement général constitue la dernière étape.
Pour assurer la sécurité et la conformité, la GED doit proposer une fonction de droits d'accès granulaire avec un chiffrage des données sensibles, et disposant d’une politique de conservation et de destruction des documents.
Pour une migration efficace des documents, le déploiement doit se faire par lot pour éviter la surcharge du système. L’utilisation des outils d'OCR (reconnaissance optique de caractères) pour numériser efficacement les documents papier, et la mise en place des règles de nommage et de classement doivent être claires dès le début.
Malgré ses nombreux avantages, la GED présente certaines limites :
Le choix du bon logiciel GED est crucial pour la réussite de votre projet. Voici les critères essentiels à considérer :
1. Capture et numérisation de documents
2. Indexation et recherche avancée
3. Workflow et collaboration
4. Archivage et conservation à long terme
Pour évaluer la réussite d’une implémentation GED, des indicateurs clés sont à suivre :
La mise en place d’enquêtes de satisfaction auprès des utilisateurs permet d’identifier les axes d'amélioration.
Une fois la GED en place, la maintenance ne doit pas être reléguée au second plan :
L'évolution rapide des technologies numériques ouvre de nouvelles perspectives pour la gestion électronique des documents. La tendance future mise principalement sur l’intelligence artificielle.
L'IA transforme les capacités et les applications des solutions GED de plusieurs façons :
Toutes ces innovations promettent de rendre la GED encore plus efficace, intuitive et adaptée aux besoins évolutifs des entreprises. En restant à l'affût de ces tendances, les organisations pourront tirer pleinement parti des avancées technologiques pour optimiser leur gestion documentaire.
La mise en place d'une GED en entreprise est un projet ambitieux qui transforme les organisations dans lesquelles elle est déployée. En anticipant les défis et en adoptant une approche stratégique, il est possible de :
Le succès d'un projet GED repose sur une planification minutieuse, une communication transparente et un accompagnement continu des utilisateurs. Avec la bonne approche, les défis initiaux se transformeront en leviers de croissance pour l’entreprise.
Pour aller plus loin dans la réflexion sur les solutions numériques en entreprise comme la GED, nous proposons un article dédié sur les avantages des données numériques.
Pour plus d’informations, des experts de Docaposte, spécialistes en gestion électronique de documents sont disponibles.