La communication et les échanges sont au cœur de toute activité économique, et au fil des années les entreprises accumulent un volume conséquent de documents commerciaux, administratifs, contractuels… Entre obligations légales de conservation ou de suppression des documents et protection du patrimoine moral de l’entreprise, la mise en œuvre d’un archivage efficace se complexifie de plus en plus.
Quels types de documents conserver, et pour quel usage ? Comment gérer correctement chaque étape du cycle de vie d’un document de sa génération jusqu’à sa destruction ?
Cette complexité est d’autant grande que ces questions d’archivage des documents administratifs sont aujourd’hui impactées par les nouveaux usages de documents électroniques, mais aussi par les possibilités de gestion avancées apportées par le numérique ; sans oublier la nécessité de résoudre la difficile équation économique de l’archivage.
Les obligations légales en matière d’archivage
L’archivage est d’abord une obligation légale. Du code du travail au code général des impôts, en passant par le code civil et le code de commerce, des assurances, de la consommation, la loi prescrit une durée légale de conservation minimale pendant laquelle une entreprise doit archiver tout document émis ou reçu et ainsi permettre à l’administration d’effectuer des contrôles à posteriori. En cas de contrôle, il faut être en capacité de produire un document demandé par l’administration.
Le délai réglementaire varie en fonction de la nature des documents à archiver. Classiquement dans une entreprise on distingue les documents civils et commerciaux, les documents et pièces comptables, les documents fiscaux, les documents sociaux et les documents de gestion du personnel. Certaines pièces se conservent 1, 2, 3 ou 5 ans, d'autres 10 ans ou à vie, et contrairement à certaines idées reçues, l’archivage légal ne concerne pas tous les documents.
L'entreprise peut aussi faire le choix d’archiver ses documents sur une durée plus longue, sauf s’il s’agit de documents comportant des données personnelles, et dans ce cas particulier la loi impose une destruction.
Comment bien gérer ses archives ?
Bien gérer ses archives nécessite souvent d’améliorer et d’adapter les processus documentaires de l’entreprise. De leur émission à leur destruction, les quatre grandes étapes de tout projet d’archivage de documents sont immuables :
- l’identification et l’authentification permettent de vérifier la valeur d’un document, et de fixer le délai de conservation en fonction de la juste obligation légale et/ou règle de conservation propre à l’entreprise ;
- l’archivage à proprement parler, sert à maintenir le document dans des conditions optimales de conservation et de sécurité, et sur ce point, il est à noter qu’opter pour une solution d’archivage numérique peut présenter des avantages ;
- la consultation des archives, avec la mise en place d’un système de droits et d’autorisations pour consulter des archives (qu’il s’agisse d’archives papier ou numériques), et parfois d’un registre ;
- le classement final ou la destruction des documents en fin de cycle.
Qu’est-ce qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE)
Concrètement, quelle est la définition d'un SAE ? D’un point de vue pratique, les entreprises sont aujourd’hui confrontées au double problème de l’accumulation des gains de temps et de l’explosion du volume de documents numériques.
D’un côté, les armoires de stockage prennent de la place, ne rassemblent pas toujours les conditions idéales pour la conservation prolongée, ou même de sécurité, et elles sont onéreuses. De l’autre, l’intégrité des documents n’est pas toujours assurée, et c’est sans parler de l’accessibilité qui est fréquemment négligée…Et c’est pour pallier à ces difficultés que le Système d’Archivage électronique (SAE) a été créé.
L’archivage numérique, dit aussi archivage électronique, est l’équivalent de l’archivage physique pour les documents numériques originaux, ou provenant de la dématérialisation d’un document papier si la numérisation respecte les conditions requises ; on parle alors de « copie fiable ».
Son rôle pourrait se résumer à préserver quatre fonctions essentielles : l’intégrité des documents (pas de modification), leur lisibilité dans le temps (pas d’altération), la sécurité (pas de malveillance ni d’accident), et enfin leur pérennité (maintien d’un environnement logiciel et/ou matériel ou autre permettant la lecture du document).
