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Une question ?
La dématérialisation de la facturation s'impose comme la nouvelle norme pour simplifier et rationaliser les transactions commerciales. Au-delà des économies réalisées sur les coûts d'impression et d'envoi postal, la facture électronique permet d'accroître la productivité grâce à une meilleure traçabilité et un traitement plus rapide.
Cependant, pour profiter pleinement de ces bénéfices, il est essentiel d'adopter des formats standardisés (norme européenne EN1693 et décret n°2022-1299 du 7 octobre 2022) garantissant l'interopérabilité entre les différents systèmes d'information et facilitant l'automatisation des processus. C'est dans cette optique que différentes normes ont été développées.
Le format Factur-X (ou Facture XML) est appelé à devenir obligatoire en France et dans plusieurs pays européens. Il s'agit d'un format hybride combinant un fichier PDF lisible par l'humain et des données structurées au format XML exploitables par les systèmes informatiques.
Deux déclinaisons principales coexistent : la version Factur-X PDF/A-3 intègre une partie XML dans un fichier PDF/A-3 conforme aux normes ISO et la variante Factur-X UN/CEFACT CII repose, quant à elle, sur le standard intersectoriel Cross Industry Invoice (CII) promu par l'ONU.
Factur-X a été conçu pour faciliter la transition vers la facturation électronique en permettant à la fois un traitement automatisé et une consultation visuelle aisée. En France, la plateforme Chorus Pro pour les marchés publics met déjà en œuvre ce principe de facture hybride.
Le format UBL constitue une autre référence internationale en matière de facture électronique.
Développée par l'organisme à but non lucratif OASIS, cette norme XML libre définit une bibliothèque standardisée de composants réutilisables pour modéliser toute forme de document commercial.
Particulièrement flexible et interopérable, l'UBL est recommandé par l'ONU/CEFACT (centre des Nations Unies pour la facilitation du commerce et les transactions électroniques) pour les échanges transfrontaliers. Son approche modulaire basée sur un langage universel facilite l'interfaçage avec les différents systèmes d'information et processus métiers, quels que soient le secteur d'activité ou le pays concerné.
Enfin, le format CII fait figure de standard intersectoriel homologué par les administrations fiscales. Initié par un groupe d'experts issus de branches industrielles variées, le CII capitalise sur les meilleures pratiques de facturation électronique à travers le monde.
Son caractère générique, indépendant des spécificités métiers, le rend particulièrement adapté aux échanges entre entreprises évoluant dans des secteurs d'activité différents. Le CII est d'ailleurs l'un des formats retenus par la norme européenne Factur-X.
Ces trois formats répondent tous aux critères posés par la réglementation française qui rendra obligatoire la réception des factures BtoB domestique sous ces formats pour l'ensemble des entreprises à l'horizon 2026.
Comme les factures papier, ces trois formats prennent en compte les éléments incontournables d’une facture comme les mentions obligatoires, le taux de TVA applicable, le numéro de Siren, le prix unitaire hors taxe et le montant total, le numéro de la facture… Leur adoption devrait donc se généraliser progressivement afin d'assurer une transition en douceur vers ce nouveau cadre légal.
Le choix du format le plus approprié dépendra de multiples facteurs propres à chaque organisation : niveau d'intégration des systèmes comptables, processus opérationnels, volumétrie à traiter, ou encore exigences contractuelles et réglementaires spécifiques au secteur d'activité. Se faire accompagner par un expert reconnu facilitera la définition et la mise en œuvre d'une stratégie de facturation électronique optimale.
Les entreprises devront par ailleurs sélectionner une plateforme pour la réception et la gestion de ces factures dématérialisées.
Elles pourront s'orienter vers une plateforme publique, le Portail Public de Facturation (PPF), ou alors opter pour des plateformes privées de dématérialisation partenaires (PDP).
Chaque type de plateforme propose des services distincts pouvant inclure la gestion des flux déclaratifs des transactions, ainsi que des outils pour faciliter la mise au format, la réception, le stockage et le traitement des factures électroniques.
Le choix de la plateforme dépendra des besoins spécifiques de l'entreprise et de ses préférences en termes de coûts, fonctionnalités et niveaux de sécurité.
Au-delà de la simple mise en conformité réglementaire, la transition vers la facturation électronique représente une réelle occasion pour les entreprises de moderniser leurs opérations.
L'intégration de systèmes de facturation dématérialisée et l'optimisation des processus qui en découle permettent en effet d'automatiser de nombreuses tâches, de réduire les délais de paiement et d'améliorer la traçabilité des transactions. Cela contribue à une gestion plus efficace des flux de trésorerie et une réduction significative des coûts administratifs.
Dans ce contexte, Docaposte se positionne comme un partenaire de référence pour accompagner les entreprises et institutions dans leurs projets d’adoption de la facturation électronique.
Filiale numérique du groupe La Poste, leader des solutions de confiance, Docaposte fait partie des rares acteurs européens à être qualifiés sur l’ensemble des services numériques de confiance définis par le règlement eIDAS.
Cela garantit que ses solutions répondent au plus haut niveau de sécurité et d'intégrité pour l'authentification, l'identification et la conservation des documents, incluant la facturation électronique. En intégrant les dernières innovations technologiques à ses solutions, Docaposte apporte une valeur ajoutée en termes de productivité, tout en répondant aux enjeux spécifiques de chaque client.