Facture électronique : la réglementation
Si les factures à destination du secteur public transitent toutes par le portail Chorus Pro, les transactions entre entreprises du secteur privé restent encore faiblement dématérialisées. L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 précise l’obligation de facturation électronique relative aux échanges entre entreprises françaises assujetties à la TVA, ce qui va accélérer la diffusion de la facturation électronique concernant les échanges entre entreprises du secteur privé. Les objectifs poursuivis par cette obligation sont les suivants :
- Renforcer la compétitivité entre les entreprises grâce à un allègement de la charge administrative, d’émission et de transmission des factures papier, ainsi qu'à la sécurisation des relations interentreprises ;
- Améliorer la détection de la fraude fiscale, notamment en matière de TVA ;
- Accroître la connaissance de l'activité des entreprises pour permettre un pilotage plus fin de la politique économique gouvernementale ;
- Faciliter les déclarations de TVA grâce au pré-remplissage.
La facture électronique obligatoire être adressée au client via une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF), d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou encore de tout autre opérateur de dématérialisation (OD).
L’utilisation de factures électroniques par toutes les entreprises permettra de réaliser des économies, de simplifier la gestion et le suivi et enfin, de favoriser la réduction des délais de paiement pour une meilleure optimisation de la trésorerie.
Obligation de facturation électronique : le calendrier
Selon l'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 inhérente à la généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA, le calendrier a été révisé par l'État afin de favoriser une transition en douceur, en particulier pour les TPE/PME encore en transition vers la numérisation.
L’obligation de facture électronique s'étendra comme suit :
- A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
- A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.
Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.
La validité d’une facture électronique
Facture électronique : pré requis
Pour que la facture électronique soit valide, il faut qu’elle réponde à 3 critères essentiels :
- Elle doit être envoyée depuis un ordinateur, puis reçue par un autre ordinateur ;
- La facture doit être sous un format plus ou moins complexe (EDIFACT, XML, X12, etc.)
- La facture doit être inaltérable et garantir son intégrité et son authenticité.
Une facture électronique est en parfaite conformité avec la loi lorsque les points de contrôles suivants sont assurés :
- Présence d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié) ;
- Mise en place d'un ou plusieurs contrôles établissant la traçabilité de la facture électronique émise à la livraison de biens (ou la prestation de service) ;
- Envoi d’un message édité selon une norme sécurisée établie entre les parties permettant un décodage par ordinateur.
Les mentions obligatoires d’une facture électronique
La facture électronique doit comporter les mêmes mentions légales obligatoires qu’une facture papier. Pour rappel :
- Numérotation de la facture ;
- Date d’émission de la facture ;
- Date de la vente du produit ou de la prestation de service ;
- Identité du vendeur ou du prestataire ;
- Identité de l’acquéreur ;
- Numéro du bon de commande (le cas échéant) ;
- Numéro de TVA intracommunautaire ;
- Destination du produit ou de la prestation de service ;
- Décompte du produit ou de la prestation fournie ;
- Montant ;
- Majoration du prix éventuelle ;
- Taux de TVA applicables ;
- Remises sur le prix ;
- Somme totale à payer HT et TTC.
Avec le passage à la facture électronique, de nouvelles mentions obligatoires voient le jour :
- Numéro SIREN de l’acquéreur ;
- Nature de la transaction (livraison de biens ou prestation de service) ;
- Référence au paiement de la TVA ;
- Adresse de livraison ou de réalisation de la prestation.
Emettre et conserver les factures électroniques
Transmission des factures électroniques
Les entreprises ayant conclu des contrats avec l’administration française transmettent déjà depuis le 1er janvier 2020 leurs factures via la plateforme ChorusPro, le portail mis à disposition par le gouvernement. Concernant les échanges entre entreprises du secteur privé, plusieurs moyens de transmission seront possibles, notamment grâce au recours à des plateformes dématérialisées partenaires immatriculées et authentifiées par l’administration
Vous vous interrogez sur les obligations des factures électroniques concernant vos fournisseurs ? Notez que les factures électroniques vous parviendront sous forme électronique par le biais de la plateforme que vous aurez choisie (vous avez la possibilité d’en choisir plusieurs). Cette dernière peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme différente ou bien encore Chorus Pro (le portail public de facturation).
Concernant vos clients, même chose : vous devrez également utiliser une plateforme. En fonction de vos besoins, vous disposez de la possibilité de choisir la plateforme qui vous convient le mieux.
Conservation des factures électroniques
Pour se conformer à la loi, les factures électroniques doivent être conservées au sein d’un coffre-fort électronique, pendant une durée de 10 ans, qui est la durée légale pour toute entreprise.
Facture électronique obligatoire : les avantages
Les avantages de la facture électronique
L’obligation de la facture électronique comporte de nombreux bénéfices, en voici une liste non exhaustive :
Gain de temps
La réduction des délais de traitement et le côté automatique de la facture électronique permettent de gagner du temps à tous les niveaux.
Réduction des coûts
Les coûts liés à l'émission, la transmission et la réception des factures sont considérablement réduits. Selon entreprises.gouv, il s’agirait d’une économie entre 50 à 75% en comparaison aux coûts de gestion d’une facture au format papier.
Amélioration de l'efficacité des processus administratifs
L'émission, la transmission, la réception et le stockage des factures se fait instantanément et automatiquement. Un tel niveau d'automatisation permet de diminuer considérablement les erreurs possibles par rapport au traitement manuel des factures.
Réduction des délais de recouvrement
Une efficacité accrue dans la transmission et la réception de la facture, la possibilité de suivre toutes les étapes de la facturation et la diminution conséquente des erreurs lors de l'émission du document, se traduisent par une réduction conséquente des délais de paiement.
Sécurité des échanges
La possibilité de gérer l'envoi des factures par des réseaux privés garantit la sécurité et la confidentialité des échanges de données.
Intégrité du document
La signature électronique permettra à l'émetteur et au destinataire du document d’attester l'intégrité de la facture et son authenticité.
Intégration aux systèmes de gestion
L'émission des factures électroniques peut être automatisée à partir d’informations enregistrées sur les systèmes internes de gestion des fournisseurs et des créanciers. Par ailleurs, leur réception au format électronique permet aux destinataires des factures d'automatiser leur validation et leur consolidation.