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Une question ?
Conformément au nouvel article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée. Elle comporte obligatoirement un socle minimum d’informations structurées, ce qui la différencie des factures sous format papier ou du PDF ordinaire. Docaposte vous informe dans cet article sur tout ce qu’il faut savoir sur la mise en place de la facture électronique.
Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises du territoire français ont l’obligation d’envoyer des factures électroniques à destination de la sphère publique. La facture électronique est un substitut légal et fiscal à la facture papier. Elle doit pour cela remplir les conditions indispensables de sécurité afin de garantir son authenticité et son intégrité. Par exemple, il est faux de croire que n’importe quelle facture dématérialisée peut faire office de facture électronique. À l’origine, une facture dématérialisée est une facture papier, qui est ensuite passée au format numérique pour sa transmission.
La facture électronique, elle, est définie au titre de l’article 289 du Code Général des impôts. Concrètement, il s’agit d’une facture transmise et reçue sous une forme dématérialisée, contenant des données structurées. De plus, la validité d’une facture électronique n’est réelle qu’à la condition que son émetteur soit formellement identifié, que son contenu ne puisse être modifié et que sa lisibilité et son exhaustivité soient effectives.
Si les factures à destination du secteur public transitent toutes par le portail Chorus Pro, les transactions entre entreprises du secteur privé restent encore faiblement dématérialisées. L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 précise l’obligation de facturation électronique relative aux échanges entre entreprises françaises assujetties à la TVA, ce qui va accélérer la diffusion de la facturation électronique concernant les échanges entre entreprises du secteur privé. Les objectifs poursuivis par cette obligation sont les suivants :
La facture électronique obligatoire être adressée au client via une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation (PPF), d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou encore de tout autre opérateur de dématérialisation (OD).
L’utilisation de factures électroniques par toutes les entreprises permettra de réaliser des économies, de simplifier la gestion et le suivi et enfin, de favoriser la réduction des délais de paiement pour une meilleure optimisation de la trésorerie.
Selon l'ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021 inhérente à la généralisation de la facture électronique entre entreprises assujetties à la TVA, le calendrier a été révisé par l'État afin de favoriser une transition en douceur, en particulier pour les TPE/PME encore en transition vers la numérisation.
L’obligation de facture électronique s'étendra comme suit :
Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.
Pour que la facture électronique soit valide, il faut qu’elle réponde à 3 critères essentiels :
Une facture électronique est en parfaite conformité avec la loi lorsque les points de contrôles suivants sont assurés :
La facture électronique doit comporter les mêmes mentions légales obligatoires qu’une facture papier. Pour rappel :
Avec le passage à la facture électronique, de nouvelles mentions obligatoires voient le jour :
Les entreprises ayant conclu des contrats avec l’administration française transmettent déjà depuis le 1er janvier 2020 leurs factures via la plateforme ChorusPro, le portail mis à disposition par le gouvernement. Concernant les échanges entre entreprises du secteur privé, plusieurs moyens de transmission seront possibles, notamment grâce au recours à des plateformes dématérialisées partenaires immatriculées et authentifiées par l’administration
Vous vous interrogez sur les obligations des factures électroniques concernant vos fournisseurs ? Notez que les factures électroniques vous parviendront sous forme électronique par le biais de la plateforme que vous aurez choisie (vous avez la possibilité d’en choisir plusieurs). Cette dernière peut être la même que celle de votre fournisseur, une plateforme différente ou bien encore Chorus Pro (le portail public de facturation).
Concernant vos clients, même chose : vous devrez également utiliser une plateforme. En fonction de vos besoins, vous disposez de la possibilité de choisir la plateforme qui vous convient le mieux.
Pour se conformer à la loi, les factures électroniques doivent être conservées au sein d’un coffre-fort électronique, pendant une durée de 10 ans, qui est la durée légale pour toute entreprise.
L’obligation de la facture électronique comporte de nombreux bénéfices, en voici une liste non exhaustive :
Gain de temps
La réduction des délais de traitement et le côté automatique de la facture électronique permettent de gagner du temps à tous les niveaux.
Réduction des coûts
Les coûts liés à l'émission, la transmission et la réception des factures sont considérablement réduits. Selon entreprises.gouv, il s’agirait d’une économie entre 50 à 75% en comparaison aux coûts de gestion d’une facture au format papier.
Amélioration de l'efficacité des processus administratifs
L'émission, la transmission, la réception et le stockage des factures se fait instantanément et automatiquement. Un tel niveau d'automatisation permet de diminuer considérablement les erreurs possibles par rapport au traitement manuel des factures.
Réduction des délais de recouvrement
Une efficacité accrue dans la transmission et la réception de la facture, la possibilité de suivre toutes les étapes de la facturation et la diminution conséquente des erreurs lors de l'émission du document, se traduisent par une réduction conséquente des délais de paiement.
Sécurité des échanges
La possibilité de gérer l'envoi des factures par des réseaux privés garantit la sécurité et la confidentialité des échanges de données.
Intégrité du document
La signature électronique permettra à l'émetteur et au destinataire du document d’attester l'intégrité de la facture et son authenticité.
Intégration aux systèmes de gestion
L'émission des factures électroniques peut être automatisée à partir d’informations enregistrées sur les systèmes internes de gestion des fournisseurs et des créanciers. Par ailleurs, leur réception au format électronique permet aux destinataires des factures d'automatiser leur validation et leur consolidation.
Faites-vous accompagner dès à présent en prévision de l’obligation de facturation électronique ! Acteur de confiance numérique, Docaposte est le partenaire idéal pour vous aider dans la mise en œuvre de cette nouvelle réglementation, ainsi que dans la gestion de la transition numérique de vos factures.
Docaposte c’est :
Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, propose une gamme complète de solutions de facture avec la garantie d’un niveau adapté au risque juridique de vos documents.