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Le SAE, ou Système d’Archivage Électronique, est une solution pour la gestion sécurisée des documents numériques dans les entreprises.
Il permet de répondre :
Le SAE assure que les fichiers archivés ne peuvent plus être modifiés après leur dépôt, ce qui préserve leur valeur probante, notamment en cas de litige.
L’archivage électronique est particulièrement pertinent dans les projets de transformation digitale, permettant de centraliser les documents et de simplifier leur consultation grâce à des outils de recherche sophistiqués. Ainsi, utiliser un SAE contribue donc à optimiser la gestion des archives tout en assurant leur pérennité.
Une question ?
Dans un contexte de dématérialisation accrue des communications, d’augmentation du volume des documents électroniques échangés et d’évolution de la législation pour permettre, sous certaines conditions, de garantir la valeur probatoire des fichiers numériques, la question de l’archivage des documents électroniques est aujourd’hui plus que jamais au cœur des enjeux de transformation des entreprises.
Parmi les solutions de gestion des documents électroniques, le SAE est l’outil informatique qui apporte aux organisations l’assurance de disposer de leurs documents d’archives électroniques dans le temps, de manière pérenne et sécurisée et dans le respect de normes précises.
Le SAE, ou Système d'Archivage Électronique, est une solution de gestion dédiée à la conservation sécurisée et durable des documents numériques, garantissant leur intégrité, authenticité et accessibilité.
Au départ l’archivage est une obligation légale. En effet, la loi prescrit une durée de conservation minimale pendant laquelle chaque entreprise doit archiver l’ensemble des documents qu’elle émet et reçoit. Cette durée varie en fonction de la nature des pièces à conserver. Ainsi, en cas de contrôle par l’administration fiscale ou sociale, il faut être en capacité de produire tout document justificatif demandé.
Par conséquent, et tant pour des raisons légales que d’efficacité opérationnelle, l’archivage consiste à organiser la conservation des documents. Cette préoccupation démarre à la création ou à la réception d’une pièce et se poursuit tout au long du cycle de vie de chaque document, jusqu’à son devenir final, qu’il soit détruit ou archivé.
L’archivage électronique, ou archivage numérique des documents, est quant à lui l’équivalent de l’archivage papier pour les documents numériques originaux (ou provenant de la dématérialisation du document papier original selon certains processus normés).
Dit autrement, l’objectif principal d’un système d’archivage électronique est d’enregistrer, de conserver, de communiquer et de restituer des archives via une plateforme informatique. A noter qu’à partir du moment où un fichier est intégré au SAE, plus aucune modification n’est possible, ce qui permet de conserver la valeur probante.
Ainsi, pour répondre à cet objectif principal de conservation de la valeur probante, le système d’archivage électronique doit présenter plusieurs garanties :
Le principe de base du SAE reste que tout document qui y est déposé ne puisse pas être modifié, même si des attributs complémentaires sont permis pour venir l’enrichir.
Autour de ce principe fondamental, le SEA apporte et gère plusieurs fonctionnalités centrales de gestion :
Les raisons qui poussent les entreprises à mettre en place un SAE sont multiples. Le plus souvent, les projets de déploiement d’un système d’archivage électronique s’inscrivent dans le cadre de projets plus globaux de dématérialisation et de transformation.
Ainsi, parce qu’il est complémentaire à une GED (Gestion électronique des documents – qui peut transmettre des flux de documents à archiver), un SAE permet aux entreprises de mettre en application une politique efficace de gestion des documents numériques ou de « record management » pour pleinement maîtriser tout le cycle de vie d’un document.
En plus de répondre aux obligations légales de conservation et de garantir la disponibilité des éléments de preuve en cas de contentieux (on peut intégrer les documents confidentiels à un coffre-fort numérique), le SAE facilite la consultation des archives par des recherches simplifiées.
En outre, le recours à un SAE engendre de nombreux gains. Des gains de temps d’abord, car l’archivage numérique facilite l’accès aux documents et réduit le temps nécessaire pour retrouver une pièce (la recherche est même parfois assistée d’une intelligence artificielle). Les gains de temps sont doublés par des gains d’espace en comparaison d’un archivage physique dans des armoires.
Enfin, la dimension multicanale depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette contribue elle aussi à offrir une plus grande accessibilité dans des délais raccourcis.
La théorie des trois âges des archives est une notion fondamentale de la gestion documentaire sur laquelle repose l’archivistique contemporaine, et qui définit trois phases successives au cycle de vie des documents d’archives. Ces trois périodes sont caractérisées par le type et la fréquence d’utilisation des pièces :
L’externalisation d’un SAE est un réel atout pour les organisations qui souhaitent gérer facilement et numériquement leurs archives, en rationaliser les coûts, gagner du temps et accroître la rentabilité.
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