Signature électronique et horodatage qualifié

L’horodatage qualifié a plusieurs fonctions, telles que conserver des preuves des échanges électroniques, connaître la date exacte d’une signature électronique ou d’une saisie de document. Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’horodatage qualifié et quel est son lien avec la signature électronique. Découvrez également en quoi il sert les intérêts des entreprises et dans quels cas en faire usage. 

Qu’est-ce que l’horodatage qualifié ?  

Définition de l’horodatage électronique 

L’horodatage est un dispositif associant une date et une heure à un événement. Ce dispositif est la résultante de la digitalisation des pratiques en entreprise qui permet, notamment, de passer du format papier au format électronique de façon sécurisée. Ainsi, conserver une trace de la création, de la suppression ou de l’échange de données est désormais possible.  

L’horodatage joue un rôle important, comme lors de la signature d’un contrat ou de l’envoi d’une facture. Il est donc impératif de s’assurer de la fiabilité de l’horodatage afin d’éviter tout litige. Les documents électroniques peuvent mentionner des dates et heures de référence. Ces données temporelles sont fournies par des jetons d'horodatage, équivalents à des sceaux électroniques pouvant servir de preuve sur l’existence d’un document à une date et une heure précises, mais également certifier que le document n’a subi aucune modification. 

Règlement eiDAS et horodatage qualifié

Conformément au règlement eiDAS, pour être qualifié, un horodatage électronique doit répondre à certaines exigences :

• Lier la date et l’heure aux données de manière à raisonnablement exclure toute modification indétectable ;
• Être fondé sur une horloge exacte liée au temps universel coordonné ;
• Etre signé au moyen d’une ou cachetée au moyen d’un cachet électronique avancé d’un prestataire de services de confiance qualifié, ou par une méthode équivalente. 

Le Règlement eIDAS précise que les horodatages électroniques qualifiés sont présumés exacts concernant la date, l’heure et l’intégrité des données auxquelles ils rapportent. En outre, un horodatage électronique qualifié délivré dans un État membre de l’Union européenne est reconnu dans tous les autres États membres, ce qui garantit l’exactitude de la date et de l’heure mentionnées avec un haut degré de fiabilité. 

Pour obtenir l’horodatage qualifié d’un document ou d’une signature, il est impératif de faire appel à un prestataire de services de confiance qualifié pour l’horodatage électronique. 

Signature électronique et horodatage qualifié  

De plus en plus d’entreprises optent pour la signature électronique afin de faciliter leurs processus de gestion de contrats et de documents en ligne. La législation exige la présence d'un « procédé fiable d'identification » qui garantit deux éléments essentiels :

• L'identité du signataire ;
• L'intégrité du document, autrement dit prouver que le document signé n'a pas été modifié. 

Cette deuxième exigence est possible grâce à l’application d’un horodatage qualifié qui garantit que le document a été signé électroniquement à un instant T et qu’il n’a pas été modifié sans que cela ne soit perceptible. L’horodatage électronique ne permet pas de conserver l’intégrité du document mais bien d’identifier si celui-ci a été altéré.  

Une signature électronique avec horodatage qualifié garantit plusieurs avantages aux entreprises :

• Présomption d’exactitude de la date et de l’heure et d’intégrité des données auxquelles se rapportent cette date et cette heure ;
• Renforcement de la sécurité et de l’intégrité d’une signature électronique avec une fiabilité maximale de la date et de l’heure de la signature ;
• Effet reconnu dans tous les états membres de l'UE (comme tout autre service qualifié) ;
• Gain de temps dans le traitement des dossiers ;
• Réduction des dépenses liées à l’impression, à l’archivage et à l’achat de fournitures ;
• Confidentialité du signataire, conformément à la réglementation européenne de la protection des données (RGPD) ;
• Prise de décision plus rapide, y compris dans la conclusion des accords. 

Les différents usages de l’horodatage qualifié en entreprise 

Les cas d’usages les plus fréquents de la signature électronique avec horodatage qualifié sont les suivants :

• Document ou processus avec respect de dates limites comme un dossier de candidature par exemple ;
• Respect de délais de rétractation comme pour un prêt ou un achat immobilier ;
• Preuve d’antériorité (propriété intellectuelle, brevets);
• Intégrité des données (dans l’industrie aéronautique notamment). 

L’horodatage qualifié est également utilisé pour :

• Dater des créations intellectuelles ;
• Sceller numériquement des documents avant leur archivage ;
• Clore des enchères électroniques ;
• Assurer la traçabilité des actions ;
• Préserver l’intégrité des documents ;
• Respecter les délais légaux et obtenir un accusé de réception opposable. 

A noter : une signature électronique qualifiée implique obligatoirement un horodatage qualifié. 

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