Signer un contrat de travail en ligne

Avec la normalisation progressive du travail à distance, un grand nombre d'entreprises s’adaptent à la gestion de projets à distance. Les ressources humaines, parmi les départements les plus impactés par ce changement, ont initié leur transformation numérique il y a plusieurs années, bénéficiant d’un cadre technologique et législatif favorable. 

La généralisation du télétravail entraîne des changements en cascade dans l’organisation de la gestion des RH. Pour répondre à cette évolution, de nombreuses organisations ont adopté des logiciels SIRH pour gérer leurs équipes et des ATS (Applicant Tracking System ou logiciel de recrutement) pour optimiser les procédures de recrutement. Aujourd’hui, la signature électronique complète cet ensemble d'outils, finalisant ainsi le processus de dématérialisation en cours et simplifiant de nombreux aspects du travail des DRH et de l’ensemble des personnes impliquées dans le recrutement.

Les types de documents RH concernés par la signature électronique

Le secteur des ressources humaines connaît une transformation technologique majeure. 

Malgré la dématérialisation de nombreuses procédures RH, le format papier a longtemps été la norme pour les relations contractuelles entre l'employeur et ses employés, en l'absence d'une alternative viable. 

Toutefois, l'introduction de la signature électronique pour les contrats de travail (conformément à l'article 1367 du Code civil français qui établit les conditions de validité de la signature électronique) permet désormais d'étendre la dématérialisation à un large éventail d’activités dans les ressources humaines.

Outre le contrat de travail en lui-même, la signature électronique peut être utilisée pour divers documents associés au contrat de travail. Parmi eux :

• Le contrat de travail : ce document principal établit la relation de travail entre l'employeur et l'employé. Il peut s'agir d'un contrat à durée indéterminée (CDI), d'un contrat à durée déterminée (CDD), d'un contrat d'apprentissage, ou d'autres types de contrats spécifiques.
• L’avenant au contrat de travail, qui modifie certaines conditions du contrat de travail initial, comme les modalités du télétravail.
• Les bulletins d’affiliation à une mutuelle ou une complémentaire santé, concernant la mutuelle de santé de l'entreprise.
• Les clauses spécifiques du contrat de travail, telles que les clauses de confidentialité, de non-concurrence ou de mobilité, qui peuvent nécessiter une signature séparée pour indiquer l’acceptation de l'employé. 
• Les accords d'entreprise, qui couvrent les conditions de travail, la rémunération et les avantages pour les employés, peuvent également être signés électroniquement.
• Le contrat de mission : destinés aux travailleurs indépendants ou aux freelances, détaillant le travail à réaliser, les conditions et les délais et la rémunération.
• Les documents de fin de contrat, comme le reçu pour solde de tout compte ou le certificat de travail.

Signer électroniquement un document RH : les avantages

La signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises et les salariés dans le domaine des ressources humaines. 

Pour les entreprises, l’utilisation de la signature électronique permet de gagner un temps précieux dans le traitement des tâches. En effet, le processus de signature est rapide et efficace, permettant une plus grande réactivité lors de l'embauche d'un salarié. 

De plus, cela évite souvent les coûts d'envoi postal et garantit que le collaborateur a bien signé son contrat avant de commencer sa mission, même s'il travaille à distance. 

En adoptant cette solution, les entreprises peuvent également améliorer la satisfaction des collaborateurs. 

Pour les salariés, la signature électronique offre également plu sieurs avantages essentiels. Ils peuvent signer leur contrat de travail à distance, à tout moment, sans avoir à se rendre physiquement dans les bureaux de l’entreprise.. Cela est particulièrement utile pour ceux qui déménagent pour le travail ou qui commencent un poste en télétravail.

Enfin, la signature électronique offre également une garantie de conformité réglementaire. Cette solution sécurisée assure l'authenticité et l'intégrité du contrat, ce qui renforce la confiance dans le processus de signature.

La signature électronique présente donc des avantages considérables, tant pour les entreprises que pour les salariés, en fluidifiant et en sécurisant le processus de signature des documents RH.

Signature électronique du contrat du travail : qui peut proposer ce type de solution ?

Opter pour la signature électronique du contrat de travail nécessite de faire appel à un prestataire de confiance. L'une des sociétés référentes dans ce domaine est Docaposte, qui a su prouver son efficacité et sa fiabilité auprès de plus de 4 000 entreprises clientes. Sa gamme de signature électronique est conforme aux exigences techniques et légales les plus strictes, offrant ainsi une sécurité et une fiabilité optimales. 

Docaposte garantit un hébergement des données 100% en France, assurant ainsi une protection supplémentaire des informations. De plus, la transmission des documents signés peut être effectuée via Digiposte, solution de La Poste opérée et distribuée par Docaposte, un coffre fort numérique sécurisé. Il permet aux salariés de recevoir et conserver des documents RH transmis par les entreprises, ce qui facilite grandement le processus d'échange et de conservation des contrats de travail signés.