Quelle est la valeur juridique d’un email ?

L'email, c'est facile et rapide pour communiquer. Avec 1,4 milliards d'emails envoyés chaque année en France, il est entré depuis longtemps dans les mœurs des entreprises. 

Mais quelle est sa valeur juridique ? Peut-il être utilisé comme preuve en cas de litige ? La valeur juridique peut-elle varier selon le contexte ?

Preuve stricte entre particuliers

En 2005, la loi française a reconnu la valeur juridique des écrits électroniques, et les articles L. 1316-1 et L. 1369-1 du Code civil constituent les bases légales pour déterminer la validité des emails comme preuve. Cependant, pour être valable, un courrier électronique (ou courriel, ou encore email) doit répondre à certaines conditions.

Entre particuliers, la preuve est stricte. 

Cela signifie que l'email doit répondre à des exigences d'identification claire de l'expéditeur et du destinataire et d'intégrité du contenu garantissant qu'il n'a pas été modifié. En pratique, un email ne satisfait que rarement ces conditions. Pour être considéré comme preuve à part entière, il doit être accompagné d'une signature électronique certifiée. Un email courant peut néanmoins être considéré comme un commencement de preuve par écrit.

Prenons quelques exemples de situations où l'email peut servir de commencement de preuve entre particuliers :

• Confirmation d'une vente immobilière : un email peut être utilisé pour prouver qu'un accord a été conclu entre les parties, même si le contrat de vente final n'a pas encore été signé.
• Preuve d'un prêt d'argent : un email peut être utilisé pour prouver qu'une somme d'argent a été prêtée à une personne, même si le prêt n'a pas été formalisé par un écrit.
• Litige relatif à un contrat de travail : les emails peuvent être utilisés pour prouver les termes et conditions d'un contrat de travail, même si le contrat n'a pas été signé.

Preuve libre entre professionnels

En revanche dans les relations entre professionnels, la preuve est libre. 

Cela signifie que tous les moyens de preuve peuvent être utilisés, y compris les emails. Un email peut donc constituer une preuve recevable devant un juge, même s'il n'est pas signé électroniquement.

En effet, en 2018 la Cour de cassation a rendu un arrêt important reconnaissant la validité d'un contrat conclu par échange d'emails, même si les emails ne sont pas regroupés en un seul document. Cette décision renforce la valeur juridique des emails dans les relations entre professionnels.

Voici quelques exemples concrets d'utilisations juridiques des emails entre professionnels :

• Envoi de mises en demeure : l'email peut être utilisé pour signifier à un client ou un fournisseur qu'il est en retard de paiement ou qu'il n'a pas respecté ses obligations contractuelles.
• Transmission de factures et de bons de livraison : les factures et bons de livraison par messages électroniques ont la même valeur juridique que les versions papier.
• Conclusion de contrats : les échanges d'emails peuvent suffire à constituer un contrat, même si les parties n'ont pas signé un document papier.
• Gestion des relations avec les clients et les fournisseurs : les emails peuvent être utilisés pour confirmer des commandes, communiquer des informations sur les produits ou services, et gérer les réclamations.

Renforcer la valeur juridique des emails professionnels

Pour les entreprises, l'email est un outil de communication essentiel pour :

• Sécuriser les échanges : les emails professionnels assure la protection des données sensibles, la confidentialité et la conformité, réduisant ainsi les risques de litiges et de violations de la vie privée. Pour aller plus loin, vous pouvez renforcer la sécurité de vos communications sensibles en utilisant la signature électronique et/ou la lettre recommandée électronique (LRE). Ces outils réglementés garantiront l’authenticité et la sécurité de vos échanges.
• Gagner du temps et de l'argent : les emails permettent de simplifier les procédures administratives et de réduire les coûts liés à l'envoi de documents papier.
• Améliorer la collaboration interne et externe : les emails facilitent la communication entre les équipes et les partenaires.

Suivre quelques conseils simples et pratiques permet aux entreprises de profiter pleinement de ces avantages :

• Utiliser une adresse email professionnelle : pour les communications formelles.
• Conserver les emails importants comme preuve : il est important de conserver les emails importants pendant une durée suffisante pour pouvoir les utiliser en cas de litige. La durée de conservation varie selon la nature des emails et les obligations légales applicables.
• Organiser les emails par dossier, utiliser des mots-clés et "flaguer" les emails urgents ou importants : cela permettra de retrouver facilement les emails dont on a besoin.
• Utiliser la signature électronique pour les documents importants : la signature électronique permet de garantir l'authenticité et l'intégrité des emails.
• En cas de litige, consulter un avocat : un avocat pourra aider à déterminer la valeur juridique des emails et à les utiliser comme preuve devant un juge.

Une preuve écrite incontestable, renforçable

L'email est un outil de communication essentiel pour les entreprises, offrant flexibilité, rapidité et économie. Cependant, sa valeur juridique peut varier selon le contexte. 

Pour les relations entre professionnels, la preuve est libre, permettant aux emails de constituer un début de preuve recevable. Toutefois, des précautions s'imposent pour renforcer leur valeur juridique : conservation, organisation, marquage important et recours à la signature électronique pour les documents sensibles. 

A l’instar de ce que propose Docaposte avec AR24, la LRE reste Le moyen de communication réglementé avec la valeur juridique la plus importante. Acheminé par un prestataire qualifié eIDAS, la LRE est le strict équivalent de la LRAR Papier (Art. l.100 du CPCE). Celle-ci possède une force probante en cas de litige. Elle garantit l'envoi, la réception et l'intégrité du contenu. Son coût légèrement supérieur se justifie pour les communications sensibles et en cas de risque de litige.

En résumé, l'email est un outil précieux pour les entreprises, mais il est essentiel de comprendre sa valeur juridique dans chaque situation et de prendre les mesures nécessaires pour la renforcer.