Docaposte : leader de l’archivage de données numériques

1. Comment le marché de l’archivage électronique s’est-il structuré en France ?

« Archiver des données numériques n’est pas nouveau en soi. En réalité, l’archivage électronique existe depuis les débuts de l’informatique, il y a 70 ans. Dès lors que la dématérialisation des documents s’est accrue, les questions de la conservation et de la gestion des documents numériques et des données qu’ils contiennent se sont imposées. D’où le besoin d’encadrer et de réglementer le métier de l’archivage électronique.

Ce qui a changé depuis, c’est le cadre réglementaire et ses évolutions. Le 13 mars 2000, la loi française transposant une directive européenne sur le droit de la preuve a donné la même valeur à un document numérique qu’à un document papier, dès lors que ce document est établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. En effet, pour faire face aux obligations légales et être capable de restituer un document numérique intègre en cas de litige et, ainsi, le rendre opposable en justice (on parle de valeur probatoire d’un document), il faut que la conservation du document numérique soit durable et intègre dans le temps. La transposition de la preuve du document papier vers le numérique a donc fortement structuré le marché de l’archivage électronique en France.

Le métier de l’archivage électronique s’est alors complexifié au gré des évolutions réglementaires, mais aussi parce que la data est, de manière croissante, au cœur de nos préoccupations.

Les exigences sont de plus en plus nombreuses, tant sur le plan technologique que sur le plan législatif, avec un catalogue de règlements et normes qui s’est étoffé de manière spectaculaire ces 20 dernières années : le règlement européen eIDAS, le RGPD, la norme NF Z42-013 (« archivage électronique »), la norme NF Z42-026 (« numérisation fidèle »)… »

2. Quels sont les attentes et les enjeux principaux des entreprises qui optent pour une solution d'archivage électronique ?

« Le fait que l’archivage électronique soit devenu extrêmement normé est l’une des raisons pour lesquelles les entreprises du secteur privé comme du secteur public externalisent l’archivage de leurs documents. En effet, la conservation et l’archivage électronique sont devenus des enjeux importants de la gestion des risques au sein des organisations qui nécessitent des infrastructures et expertises spécifiques. C’est devenu un métier à part entière.

Il est donc primordial que les organisations choisissent une solution qui soit à la fois en conformité avec les réglementations et normes en vigueur et en capacité d’intégrer rapidement toutes les évolutions réglementaires et technologiques.

La valeur probatoire d’un document numérique reposant sur des fonctionnalités d’horodatage, d’intégrité, d’imputabilité et de traçabilité, les entreprises ont tout intérêt à se tourner vers des partenaires ou prestataires en capacité de leur fournir des solutions reposant sur une chaîne de services de confiance (signature électronique, horodatage et archivage numérique). Et cela, pour leur permettre de répondre à l’ensemble des exigences et normes du marché et d’offrir à leurs utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.

En délégant cette responsabilité à un tiers-archiveur comme Docaposte, les entreprises ne prennent pas le risque d’être suspectées de manipulation de document. Externaliser l’archivage revient à s’affranchir de cette suspicion et donne plus de valeur à un document numérique que si elles le conservaient elles-mêmes.

Outre la mise en conformité, en faisant appel à un tiers, les entreprises cherchent aussi à optimiser la gestion de leurs documents, à sécuriser leurs données et à mutualiser leurs coûts. En outre, la solution d’archivage électronique choisie doit conjuguer le meilleur d’un point de vue technologique, juridique et économique. Sur ce dernier point, les solutions d’archivage proposent de plus en plus de modèles à l’usage, s’adaptant ainsi à la typologie, à la taille et à la durée d’archivage attendue.

Pour résumer, le métier d’archiveur repose sur 3 engagements vis-à-vis du client :

• L’intégrité des documents archivés : il faut garantir que le document, une fois figé, n’a pas été modifié. L’archivage à vocation probatoire est un processus qui débute dès l’instant où le contenu du document est figé et qu’il peut donc être considéré comme une archive.
• La durée de conservation du document : elle est devenue d’autant plus importante dans le cadre du RGPD. Celui-ci précise que les données personnelles, et donc les documents en contenant, doivent être collectées pour un but bien déterminé et légitime et qu’une finalité de traitement doit justifier leur conservation. 
• La disponibilité de l’information : le document doit pouvoir être consultable mais cette consultation ou toute autre opération du cycle de vie doivent pouvoir être tracées, condition sine qua non à la validité du document archivé. »

3. Comment Docaposte se positionne sur le marché de l’archivage et avec quelle stratégie de développement ? Quelles solutions d’archivage sont proposées et avec quelles garanties ?

« Chez Docaposte, l’archivage numérique repose sur 3 piliers qui répondent aux 3 principales attentes des clients :

• les technologies employées : il s’agit de technologies propriétaires et maîtrisées, qui ne dépendent pas d’un éditeur. Cela rassure les clients car cela leur évite tout risque de changement de politique commerciale, de rachat et de dépendance de leurs données vis-à-vis de réglementations non européennes, par exemple.
• les infrastructures : les clients sont de plus en plus sensibles à la localisation des données. Il leur importe non seulement de savoir qui archive leurs documents et leurs données, mais plus encore, ils s’attachent à confier ces données à des acteurs souverains comme Docaposte qui les héberge et les opère dans ses data centers en France.
• la confiance : le prestataire qui se voit confier les données doit inspirer confiance et s’inscrire dans la pérennité ; c’est le cas de Docaposte qui, en tant que filiale numérique du groupe La Poste, répond pleinement à ce besoin.

Docaposte se positionne résolument comme un tiers-archiveur de confiance, au service d’un métier de plus en plus contraignant.

Avec sa double certification NF461 « systèmes d’archivage électronique » et NF544 « numérisation fidèle », Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé. Docaposte s’adresse à toutes les organisations ayant une problématique d’archivage grâce à des solutions adaptées aux besoins de tout type d’entreprises : de la solution packagée à la solution sur-mesure. Sans oublier que, pour répondre au plus près aux différentes attentes des organisations, ses solutions d’archivage peuvent s’ajouter à d'autres services de confiance, également développés et opérés par Docaposte : dématérialisation du bulletin de paie, signature électronique, GED (gestion électronique de documents)... Docaposte renforce ainsi sa stratégie de développement dans les activités de tiers de confiance numérique, à commencer par un déploiement à l’international.

D’ailleurs, nous envisageons l’implantation de data centers dans d’autres pays que la France et l’Allemagne où sont localisées les infrastructures de notre BU Archivage, afin d’être en mesure d’apporter à nos potentiels nouveaux clients à l’international un service d’archivage à valeur probatoire dans leur pays. De la même manière qu’un client français apprécie que ses données soient hébergées en France, un Italien préfèrera qu’elles soient conservées en Italie, un Allemand en Allemagne, etc.

Aujourd’hui, Docaposte a déjà archivé plus de 19 milliards de documents. »