Coffre-fort numérique et digitalisation de la relation collaborateur

1/ Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique et quelle est son origine en France ? Quelle réglementation encadre le coffre-fort numérique ?

« Un coffre-fort numérique est un espace personnel et sécurisé qui permet de recevoir, stocker et transmettre des documents dans des conditions garantissant leur intégrité et l’exactitude de leur origine, la traçabilité, une identification sécurisée de l’utilisateur ainsi que l’accès exclusif aux seuls tiers autorisés et bien entendu un hébergement ultra sécurisé et opéré en propre en France. Il est particulièrement adapté aux documents confidentiels ou sensibles. Il doit également permettre aux utilisateurs de récupérer facilement leurs documents.

En 2018, deux décrets sont venus poser un cadre réglementaire plus strict dans le but de définir juridiquement la terminologie « coffre-fort numérique », avec une application au 1er janvier 2019. Ils regroupent 32 obligations, synthétisées dans l’article 103 du Code des postes et des communications électroniques. Un service de coffre-fort numérique a pour objet :

• la réception, le stockage, la suppression et la transmission de données ou documents électroniques dans des conditions permettant de justifier de leur intégrité et de l’exactitude de leur origine ;
• la traçabilité des opérations réalisées sur ces documents ou données et la disponibilité de cette traçabilité pour l’utilisateur ;
• l’identification de l’utilisateur lors de l’accès au service par un moyen d’identification électronique ;
• de garantir l’accès exclusif aux documents électroniques, données de l’utilisateur ou données associées au fonctionnement du service à cet utilisateur, aux tiers, autres que le prestataire de service de coffre-fort numérique, explicitement autorisés par l’utilisateur à accéder à ces données ;
• de donner la possibilité à l’utilisateur de récupérer les documents et les données stockées dans un format aisément réutilisable et exploitable.

Les entreprises qui souhaitent dématérialiser les bulletins de paie et les diffuser à leurs collaborateurs optent de plus en plus pour cette solution concrète et facile à déployer. Mis à disposition par l’entreprise pour ses collaborateurs, un coffre-fort numérique appartient au salarié qui peut le conserver même après son départ de l’entreprise. Dans tous les cas, celle-ci n’y a pas accès, seul le salarié en est propriétaire.

La dématérialisation des bulletins de paie est possible dès lors que l’on respecte un certain nombre de conditions, fixées par la loi, notamment garantir l'intégrité, la disponibilité pendant une durée de 50 ans (ou jusqu’aux 75 ans des salariés), et la confidentialité des données. Ces conditions d’intégrité et de confidentialité des données sont remplies par la définition du coffre-fort numérique. La durée de conservation est assurée par la pérennité et la solidité du prestataire qui fournit le service.

Instaurée par la loi de simplification du droit du 12 mai 2009, la dématérialisation des bulletins de paie était au départ possible avec l’accord préalable du salarié (ce qu’on appelle l’opt-in). Depuis la Loi Travail de 2016* l’employeur peut désormais proposer le bulletin de paie dématérialisé par défaut à ses salariés, sous réserve de les prévenir au moins un mois avant pour qu’ils puissent s’y opposer (et de leur permettre de prendre en compte leur opposition à tout moment ensuite) : c’est ce qu’on appelle le mode opt-out. »

2/ De la TPE à la grande entreprise, quel état des lieux dressez-vous des usages du coffre-fort numérique aujourd’hui ? Quels avantages tirent les entreprises de la dématérialisation de leurs documents et processus RH et comment faire le choix du bon partenaire pour les accompagner ?

« Si, entre 2009 et 2016, la dématérialisation du bulletin de paie a connu un assez faible développement, depuis le passage à l’opt-out le bulletin de paie dématérialisé et l’usage d’un coffre-fort numérique tendent de plus en plus à se démocratiser. Ce marché s’est d’abord développé au sein des grandes entreprises et ETI, mais la tendance à la dématérialisation RH concerne de plus en plus les PME et TPE et s’accélère fortement.

Cependant, les entreprises ont compris que la dématérialisation des documents RH et, au-delà, des processus, leur était profitable. Parmi les bénéfices directs générés par la dématérialisation du bulletin paie et l’usage du coffre-fort numérique, on peut citer principalement :

• Les économies réalisées par rapport aux coûts engendrés par la distribution des bulletins de paie via un canal traditionnel : coûts d’impression, d’affranchissement, d’archivage…
• Un gain de productivité pour les équipes RH qui, débarrassées de tâches chronophages liées à l’envoi du bulletin de paie, peuvent se recentrer sur leur cœur de métier et des tâches à valeur ajoutée, tournées vers la relation au collaborateur;
• La valorisation de la marque employeur : recevoir son bulletin de paie sous format dématérialisé peut sembler anodin mais, notamment pour les collaborateurs issus des nouvelles générations, c’est quelque chose d’indispensable, puisqu’aujourd’hui l’ensemble des documents de la vie administrative (relevés de santé, avis d’imposition, RIB) sont dématérialisés. De plus, le service est gratuit pour les salariés qui peuvent l’utiliser pour un usage personnel, même après avoir quitté l’entreprise, sans que celle-ci n’y est accès évidemment ;
• Pour certaines entreprises, le coffre-fort numérique présente aussi des avantages dans le cadre de leur politique de RSE car il permet de limiter ses consommables, notamment liés à l’impression des documents…

Premier document RH à être dématérialisé, le bulletin de paie est souvent une illustration concrète du projet de transformation numérique initié par l’entreprise ; il est ensuite plus facile d’élargir la dématérialisation à d’autres types de documents RH comme les contrats, les avenants, les bilans sociaux individuels (BSI) ou, pourquoi pas, les entretiens annuels, les documents de la mutuelle d’entreprise...

Avant de se doter d’un service de coffre-fort numérique, la question du prestataire doit être posée suffisamment en amont car il est indispensable de se tourner vers un acteur en conformité avec les normes afférentes au coffre-fort numérique, afin de garantir le respect des conditions citées par la loi. Il est également important de s’assurer de la pérennité de l’acteur, notamment pour répondre à l’obligation de conservation des bulletins de paie pendant 50 ans.

Enfin, il convient de choisir une solution compatible avec son SIRH ou son logiciel de paie pour permettre une mise en œuvre rapide. Selon les besoins de l’entreprise, il est intéressant de regarder les services proposés à l’employeur et aux collaborateurs. Certains prestataires vont en effet fournir des services basiques quand d’autres proposeront plus de valeur ajoutée aux salariés, comme c’est le cas pour Digiposte. Il est donc recommandé de définir, en amont, un cahier des charges précis, en fonction du degré de maturité numérique de l’entreprise et de ses collaborateurs. »

« Il est indispensable de se tourner vers un acteur en conformité avec les normes afférentes au coffre-fort numérique, afin de garantir le respect des conditions citées par la loi. »

3/ En quoi Digiposte se différencie-t-il des autres offres du marché ? Quels sont les bénéfices particuliers apportés aux entreprises et les collaborateurs ?

« Premier coffre-fort numérique du marché avec plus de 5 000 entreprises clientes, de la TPE au grand groupe, Digiposte travaille avec la plupart des éditeurs de logiciels RH et totalise aujourd’hui 5 millions de coffres-forts numériques.

Digiposte, service du groupe La Poste, assure à ses clients et utilisateurs la conservation des données dans la durée, ainsi qu’un hébergement sécurisé. En effet, Digiposte s’appuie sur les services de Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste qui dispose :

• de la certification NF 461 garantissant la conformité aux exigences de la norme AFNOR NF Z 42-013 relative au système d'archivage électronique (SAE) ;
• de la certification ISO 27 001 qui fait référence au niveau international en matière sécurité de l’information ;
• du label Tiers-archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC)
• d’un hébergement sécurisé et 100% français des données dans ses propres data centers.

Intégré dans les solutions de Docaposte, Digiposte permet, par ailleurs, l'interopérabilité des solutions et la fluidité des parcours, répondant ainsi à de larges besoins. Digiposte est, par exemple, intégré à l’offre de Maileva, marque de Docaposte, pour accompagner les TPE et PME dans leur dématérialisation.

Valorisant pour la marque employeur, Digiposte sait évoluer pour répondre aux attentes du marché. Dernièrement, nous avons lancé un nouveau service qui facilite les communications de l’entreprise vers le collaborateur. Le collaborateur peut recevoir des messages de la part de son employeur directement dans l’interface Digiposte sous forme de « bannières » correspondant à des « cartes d’actualité » qui renvoient, en un clic, vers le contenu de l’employeur disponible sur son intranet ou sur son site institutionnel. Initié durant la crise sanitaire, ce nouveau canal de communication a rapidement fait ses preuves. En effet, 75% des salariés disposant d’un accès à Digiposte s’y connectent tous les mois, donc, en recourant à ce nouveau service, une entreprise maximise les chances que sa communication ne soit pas noyée dans le flot de mails traditionnels. Ce service offre par ailleurs un canal de communication particulièrement adapté aux entreprises dont la population de collaborateurs n’a pas ou peu accès à des e-mails professionnels, ce qui est peut être le cas dans des secteurs comme la grande distribution ou la logistique, par exemple. Ce type de service à valeur ajoutée confirme la volonté de Digiposte d’être plus qu’une solution de dématérialisation, de conservation et de diffusion de bulletins de paie. Digiposte est le fer de lance de la digitalisation de la relation employeur/collaborateur.

Enfin, outre une solution simple à déployer, nos clients peuvent bénéficier d’une écoute et d’un accompagnement, indispensables à la réussite du déploiement de ce type de solution, mais aussi à l’adhésion de leurs collaborateurs. Les équipes de Digiposte proposent des options comme la prestation de conseil Digicoach, pour permettre aux entreprises de bénéficier d'une écoute active de la part d’experts RH chez Digiposte pour préparer au mieux leur déploiement. Pour les employés qui disposent d’un coffre-fort numérique, Digiposte est aussi présent avec un service client assuré par des conseillers de La Poste et un chatbot pour répondre à leurs questions. »

* Loi travail de 2016, aussi appelée Loi El Khomri, entrée en application au 1er janvier 2017.