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Une question ?
La transformation digitale des organisations, accélérée par la crise sanitaire et le recours accru au télétravail, modifie le rapport des différentes parties prenantes, dont les collaborateurs, aux modes de travail traditionnels. Les flux documentaires se digitalisent pour garantir la continuité des échanges et le traitement des informations.
Dans ce contexte, se doter d’une solution de gestion documentaire s’avère nécessaire.
Acteur historique de la dématérialisation et de la gestion déléguée de courrier et expert en solutions numériques de confiance, Docaposte accompagne toutes les organisations du diagnostic de la gestion du courrier à sa digitalisation, en passant par la gestion des envois à la demande.
L’occasion d’apporter un éclairage sur les différentes possibilités offertes aux entreprises, en matière de gestion électronique de documents (GED) et de courriers (GEC).
« La GED, ou Gestion Électronique de Documents, prend en compte le besoin de gestion des documents et son partage selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions. C’est donc une solution de classement et de stockage des documents. Elle met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (via la numérisation), d’indexation, de classement, de stockage d’information, de navigation, de recherche et de diffusion des documents. Le caractère générique et multi-usages d’une GED permet de répondre à tous les besoins de l’organisation (travail collaboratif, versioning, capture, édition, signature, apposition de tampons …) en allant d’une mise en place simple auprès d’un service, jusqu’à des projets plus complexes et sur mesure qui nécessitent son intégration dans les outils métiers. Toutes les entités et toutes les typologies de documents sont concernées par une GED : facturation, service client, ressources humaines, service commercial, logistique, etc.
Une GED intègre généralement des fonctions de lecture et de reconnaissance automatique des documents (LAD/RAD) afin d’indexer les documents pour les classer ou d’effectuer des recherches dans les textes. Ces technologies permettent lors de la numérisation du document de lire et de récupérer de multiples informations et contenus sur tous types de documents physiques.
La GEC ou Gestion Électronique de Courrier est un système visant spécifiquement à gérer et organiser les courriers physiques reçus (entrants, circulants et sortants) et les informations contenues au sein d’une organisation. Un de ses avantages principaux est qu’elle permet de centraliser les flux : messagerie électronique, dématérialisation du courrier papier, parapheur pour signer… Elle fluidifie ainsi les traitements, diffuse plus rapidement l’information, réduit les délais de réponse et améliore la qualité du service rendu. En outre, même quand les salariés ne sont pas présents sur leur site de travail, ils continuent à recevoir leurs courriers.
Sous le flot grandissant de documents papiers et électroniques échangés, la GEC apporte une gestion optimisée de l’information en garantissant que celle-ci est reçue, diffusée et archivée dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité.
Dédiée aux services généraux et courrier d’une organisation, la GEC intègre généralement les fonctionnalités basiques de traitement des courriers : modèles de réponse, annuaires et bases de contacts, gestion des accusés de réception.
Enfin, elle permet des économies substantielles sur les frais d’impression, de reproduction, d’acheminement, ainsi que sur les coûts d’expédition. »
« En effet, les solutions de GEC ou de GED sont de plus en plus sollicitées par les entreprises. Dans un monde toujours plus numérique, face à la baisse croissance des flux papier et la démocratisation du télétravail, les organisations doivent s’adapter pour continuer à fonctionner, quelle que soit leur taille. Elles doivent recevoir et traiter les courriers, établir des devis, signer des contrats, recruter des collaborateurs, travailler en commun sur des documents partagés, etc. Toutes ces actions gagnent donc à être intégrées au sein d’une solution de GED de confiance pour gagner en fluidité et en efficacité.
Du fait de son caractère beaucoup plus générique, la GED domine largement le marché. En outre, dans de nombreux cas, une organisation qui aura recours à une GEC l’appuiera sur une solution complémentaire de GED pour classer les documents. »
« Une GED peut vivre sans une GEC mais l’inverse est beaucoup moins vrai car la GEC ne dispose pas des fonctionnalités nécessaires à une gestion documentaire complète. »
Le cas particulier du secteur public
La Gestion Électronique de Courrier (GEC) répond à une attente forte des acteurs publics. Les collectivités sont soumises aux mêmes évolutions que les entreprises marchandes et sont également affectées par une rupture des comportements. Le client /usager a aujourd’hui des attentes particulières qu’il impose aux sociétés et transpose, en tant que citoyen, aux administrations.
Grâce aux divers programmes de modernisation, les acteurs publics poursuivent l’ambition d’une administration « augmentée ». La GEC ressort de cet arsenal de l’administration recomposée autour d’outils informatiques et s’impose aujourd’hui avec l’avènement de la saisine par voie électronique afin de canaliser et piloter les différents flux entrants ou sortants vers les services traitants.
Les plus gros utilisateurs de tels systèmes sont donc les acteurs publics : pour assurer leur mission de service public, ils ont besoin de se reposer sur un logiciel qui les aide à gérer un flot d’informations majoritairement non structuré.
Pour en savoir plus, téléchargez notre guide
« Afin d‘offrir à nos clients un environnement de travail simplifié, au service de leur performance, nous proposons des solutions de GED et de GEC adaptées à leurs besoins :
Docaposte, via sa marque Eukles, offre une solution composée de nombreux modules qui s’adaptent aux besoins des organisations pour protéger leur patrimoine documentaire avec des fonctionnalités simples et efficaces.
A ce jour, plus de 4 000 entreprises utilisent la solution de GED d’Eukles.
Eukles, marque de Docaposte, est un spécialiste reconnu dans la Gestion Électronique de Documents, l’échange de courriers multicanal, le backup et la sécurisation de patrimoine documentaire pour tout type d’entreprise.
» En savoir plus sur l'offre Eukles
Docaposte, via sa marque Maileva, a conçu une solution adaptée en réponse à leurs besoins spécifiques, à leurs nouveaux enjeux et à leurs attentes pour une meilleure collaboration des équipes, sur place et à distance, et une circulation fluide de l’information dans toute l’entreprise.
Au quotidien, cet outil collaboratif permet à tous les collaborateurs de gagner en efficacité et en performance. Les solutions Maileva GED sont dimensionnées en fonction des besoins de chaque client.
Maileva, marque de Docaposte, a pour mission d’accompagner la transformation numérique des entreprises et de les soutenir dans leur recherche d’efficacité opérationnelle, en leur proposant des solutions de dématérialisation de leurs échanges documentaires.
» En savoir plus sur l'offre Maileva
Le secteur public est un marché prioritaire pour Docaposte. C’est pourquoi Docaposte, via sa marque Fast, a développé une solution dédiée à ce marché, pour gérer la correspondance dans les organisations publiques : l’ouverture, la distribution, la réponse, la signature et l’envoi du courrier.
Avec l’arrivée du numérique et la multiplication des canaux de réception au sein des organisations publiques et des collectivités (papier, mail, formulaires…), la mise en place de solutions dédiées au traitement des échanges entre le service public et les citoyens est devenue essentielle pour suivre les courriers, partager des documents, avoir une vue d’ensemble de tous les éléments et pouvoir ainsi les réunir au service d’usagers de plus en plus demandeurs d’interactions en ligne.
Fast, marque de Docaposte, sécurise les échanges électroniques de tout type de documents et joue le rôle de Tiers de Télétransmission (Tiers de Confiance) en assurant la pérennité et la maintenance de ses services sur le long terme.»
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