Lettre recommandée électronique : quelles opportunités ?

Depuis quelques années, la lettre recommandée électronique (LRE) prend de l’ampleur et s’impose au sein des entreprises. Mais quels sont ses avantages du 100% électronique par rapport au traditionnel papier (LRAR) ? Arnaud Lécuyer, directeur Nouveaux Marchés chez AR24, filiale de Docaposte – prestataire de services d’envoi de LRE qualifiées eIDAS – nous partage son avis sur l’intérêt que présente la LRE pour les entreprises.

Pour commencer, pouvez-vous nous expliquer pourquoi la lettre recommandée électronique est aussi intéressante que la version papier traditionnelle ?

« La lettre recommandée électronique est le strict équivalent juridique de la LRAR papier (Article L.100 du CPCE) et possède une force probatoire devant un juge – lorsque le service d’envoi est qualifié eIDAS. Au total, ce n’est pas loin de 99% des lettres recommandées qui peuvent être dématérialisées : une belle opportunité pour les professionnels comme pour les particuliers !

Avec les LRE, la transmission se fait beaucoup plus rapidement : vous ne perdez pas de temps avec la livraison puisque tout se fait en ligne. Elles sont également moins coûteuses, le tarif est fixe jusqu’à 256 Mo, et ce, quel que soit le nombre de pages ou de pièces jointes. De quoi réaliser de belles économies sur l’envoi de gros documents.

Par rapport à la version traditionnelle papier, l’envoi de courriers recommandés en ligne apporte de nouveaux éléments de fiabilité. En effet, tous les documents envoyés et la LRE passent par nos serveurs sécurisés et sont horodatés, nous sommes donc en mesure de fournir :

• la preuve du contenu ;
• la preuve de dépôt et d’envoi (dépôt sur les serveurs et envoi) ;
• la preuve d’accusé de réception, de refus ou de négligence ;
• la preuve de la pièce jointe (nature des documents et contenus attachés).

Le service est tout aussi fiable à la réception, avec un processus d'identification propre à chaque destinataire : le professionnel ou le particulier peut s’identifier en toute sécurité via L’Identité Numérique La Poste, solution d’identification et d’authentification à distance attestée conforme, en France, au niveau de garantie substantiel du règlement européen eIDAS par l’ANSSI.

Si le destinataire ne possède pas de moyen d’identification (code OTP, clé RGS), il peut aussi s’identifier via le parcours d’identification à distance unique et développé par AR24. Celui-ci garantit l’identité du destinataire à un niveau de confiance substantiel - validé par l’ANSSI lors de la qualification de la LRE AR24. »

Avec l’augmentation des tentatives de fraudes et des cyberattaques, les entreprises peuvent-elles se fier aux lettres recommandées électroniques ?

Notre solution de LRE répond à des normes de sécurité très élevées pour lesquelles nous sommes audités tous les 2 ans.

Aussi, pour consolider la sécurité de notre service, nous avons mis en place un programme interne de type « bug bounty » (ou « prime aux bogues ») qui contrôle les irrégularités. Nous participons également au programme « Yes we hack », pour lequel des chercheurs et développeurs des quatre coins du monde analysent les sites des entreprises dans le but d’y déceler des anomalies. Cela nous permet de repérer d'éventuels défauts et d’y remédier très rapidement.

C’est également pour plus de sécurité que la réception de LRE peut se faire via L’Identité Numérique La Poste, solution qui sécurise et simplifie toutes les démarches en ligne.

Quels sont les secteurs et les types d’entreprises les plus avantagés par l’usage de la lettre recommandée électronique ?

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, peuvent tirer avantage de la lettre recommandée électronique, notamment pour augmenter leur efficacité opérationnelle et économique.

En termes de secteurs, AR24 dispose d’une expérience reconnue auprès des notaires de France (80% utilisent la LRE quotidiennement) et sur le marché de l’immobilier. Nous avons même développé des produits spécifiques liés aux besoins de certains acteurs, tels que les syndics des copropriétés (avec l’avis électronique AR24).

Les professions réglementées, comme les services juridiques et les ressources humaines, sont également de gros consommateurs de LRE. D’autres secteurs encore se sont lancés dans de grands chantiers de dématérialisation de leurs processus : c’est le cas, notamment, des banques et assurances qui ont des objectifs « zéro papier ».

L’utilisation de la LRE permet donc un gain économique et un gain de temps considérables. Ces changements entraînent une réorganisation des services courriers qui peuvent se concentrer sur des tâches plus intéressantes et plus valorisantes. »

Selon vous, quel est l’avenir de la lettre recommandée électronique ?

« La LRE a un impact positif sur de nombreux métiers et de nombreux secteurs d’activité : son potentiel de développement est donc exponentiel ! Par exemple : le fait de pouvoir maintenant accuser réception avec un moyen d’identification électronique comme L’Identité Numérique La Poste permet d'accélérer la réception des courriers recommandés.

De plus, l’utilisation de la LRE par le secteur public, au sens large, devrait permettre une banalisation de son usage : l’État est, en effet, le plus grand consommateur de lettres recommandées en France. Ce développement futur de la LRE aura un énorme intérêt pour la baisse des coûts, la simplification et la sécurisation des envois de recommandés, aussi bien pour les citoyens que pour les entreprises. »

La LRE possède de nombreux avantages pour les entreprises et les particuliers. Vous souhaitez en savoir plus sur la lettre recommandée électronique et les services proposés par AR24 ?