Transformation numérique des entreprises : des solutions faciles et accessibles

1. Comment Docaposte, à travers sa marque Maileva, accompagne-t-elle aujourd’hui les entreprises dans leur transformation digitale et dans l’optimisation de leurs processus ?

"Notre métier historique étant l’éditique, nous disposons d’une expertise dans l’externalisation de la production de documents : courriers, factures, bons de commande, contrats, etc. Ce métier historique continue de croître car nous assistons à une externalisation grandissante de la production physique de documents de la part des entreprises, celles-ci étant entrées de plain-pied dans l’ère de la dématérialisation et du numérique.

De même, chez Maileva, nous avons su évoluer vers des solutions « full digital » en intégrant les dernières innovations technologiques. Nos solutions numériques sont venues enrichir considérablement notre offre afin de répondre à la fois aux évolutions des usages et des besoins de nos clients, mais aussi aux évolutions réglementaires. Nos solutions permettent aux entreprises de transformer et de fluidifier leur gestion documentaire et les process qui y sont associés. Maileva est donc présente auprès des entreprises souhaitant faire évoluer leurs process en se dotant de solutions numériques rapides à mettre en place, simples d’utilisation et sécurisées. Nos offres packagées et prêtes à l’emploi permettent notamment aux petites et moyennes entreprises de disposer d’outils numériques à la pointe, au même titre que les grands comptes.

Notre périmètre est vaste puisque nous nous adressons à toutes les fonctions au sein de l’entreprise, des ressources humaines aux directions financières, en passant par la relation client. Cela se traduit par des solutions de dématérialisation du bulletin de paie et de factures, par des solutions de signature électronique avec une dominante autour du contrat, par une solution de GED (Gestion Electronique de Documents) pour gérer les courriers entrants ou encore par une gamme de recommandés électroniques. Nous savons également accompagner nos clients durant les temps forts de la vie d’entreprise, telle que l’élection des membres du CSE, grâce à notre gamme Maileva Vote qui rend notamment possible la tenue d’élections professionnelles par voie électronique."

2. À quels enjeux la transformation digitale doit-elle répondre ? Qu’attendent concrètement les entreprises de la digitalisation de leurs documents et de leurs process ?

"En faisant le choix de la dématérialisation, les entreprises refondent non seulement leur manière de générer et de diffuser leurs documents mais doivent aussi adapter les process qui en découlent. On peut ainsi citer 4 enjeux et attentes communs à nos clients :

• La simplification et l’optimisation de leurs process et de leur gestion documentaire : l’externalisation et la dématérialisation permettent une meilleure fluidité et efficacité des processus documentaires : délais, organisation, mobilisation des ressources, archivage,…
• L’économie : cela semble une évidence mais le client veut constater que l’externalisation et la transformation digitale sont synonymes d’une économie financière avérée.
• La conformité réglementaire et la sécurité : les entreprises veulent s’assurer de répondre aux exigences réglementaires, mais aussi de disposer d’une sécurité maximale concernant l’hébergement de leurs données notamment.
• L’adéquation avec leur démarche RSE : c’est une tendance encore récente qui se formalise désormais dans les appels d’offres en particulier. En externalisant tout ou partie de leurs process et documents, nos clients attendent un impact positif sur leur empreinte carbone. D’où l’importance du choix du prestataire qui doit partager cet engagement !"

« Nous ne bouleversons pas les habitudes des organisations et privilégions une approche d’ensemble de tous les flux documentaires. »

3. À travers sa marque Maileva, quels avantages Docaposte propose-t-elle, en particulier pour les PME et ETI ? Comment ses solutions permettent-elles de booster leur transformation numérique ?

"Pour commencer, notre approche est différente : nous ne parlons pas de rupture digitale mais de transition. La digitalisation des documents et des process ne doit ni être perturbante ni apporter plus complexité aux organisations, au contraire. Nous ne bouleversons pas les habitudes des organisations et privilégions une approche d’ensemble de tous les flux documentaires qu’ils soient physiques ou digitaux.

Ainsi, nous savons faire la distinction pour nos clients entre ce qui doit/peut être produit en éditique et ce qui peut être dématérialisé au vu de leurs besoins et ressources. Nous pouvons donc proposer, dans un grand nombre de cas, des orientations automatiques vers les deux modes – éditique ou numérique - sans que le client n’ait à faire quoi que ce soit. Notre force est d’être capables de traiter les deux canaux en parallèle, contrairement à un certain nombre d’acteurs du digital qui n’apportent pas de solutions pour traiter la part des flux éditiques. Par ailleurs, nous proposons des solutions accessibles et faciles à mettre en œuvre : elles demandent peu de temps et de paramétrage, ressources qui peuvent parfois manquer à des petites et moyennes structures. Grâce à nos solutions prêtes à l’emploi, le déploiement est rapide, en quelques jours seulement, et le service support gratuit permet un accompagnement dans le déploiement et les usages quotidiens de nos solutions.

De plus, nous avons développé un catalogue d’API permettant l’intégration de nos solutions directement dans les applications de nos clients. Cela leur donne l’avantage de pouvoir utiliser nos services depuis leurs propres outils, sans passer par les interfaces de Maileva. En outre, les API permettent une grande automatisation des traitements. Une autre méthode consiste à réaliser des intégrations pour aller collecter des données directement dans les SI des clients, avec le même objectif d’être libre d’utiliser les interfaces souhaitées, voire de pousser l’automatisation jusqu’à supprimer toute intervention humaine dans les traitements. Par ailleurs, de nombreux éditeurs de solutions qui souhaitent enrichir leurs logiciels et étoffer leur offre intègrent également nos API afin de proposer nos services à leurs clients.

Pour terminer, nous apportons des garanties en termes de sécurité informatique, une attente très forte chez nos clients. En tant qu’opérateur hébergeant leurs données en France, dépendant d’un groupe 100% français et bénéficiant de multiples certifications, nous offrons un gage supplémentaire de confiance."