« Sélectionnée en 2012 sur appel d’offres pour la numérisation de nos flux de courriers entrants,
Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste, est depuis 10 ans un partenaire à part entière du
processus de dématérialisation qui s’opère à la MAIF. Au-delà de la compétence technique, de la
qualité de services et de la disponibilité des équipes, Docaposte partage avec la MAIF une culture
d’entreprise semblable, résolument tournée vers le social et l’humain, qui fédère et nous permet de
progresser ensemble. »
Problématique
Dans un contexte de dématérialisation croissante, marqué par la multiplication des échanges en ligne et la possibilité d’obtenir un devis ou de souscrire un contrat sur internet, via le site www.maif.fr, numériser l’ensemble des courriers entrants est très vite devenu une évidence. Parmi les principaux objectifs recherchés par la MAIF : homogénéiser les méthodes de traitement et d’archivage, ainsi que faciliter la recherche et le partage des informations, tout en optimisant la prestation.
Solution
Pour accompagner la MAIF dans sa démarche de dématérialisation, Docaposte a su apporter une réponse orientée sur ses priorités, avec :
- la mise en place d’un site de numérisation exclusivement dédié à la MAIF, implanté à deux pas de
son siège, pour faciliter les échanges de documents papiers ; - la mise en place de processus de dématérialisation à la fois fiables et rentables, améliorés en continu au fil des ans et des évaluations par le comité de pilotage.
Au rang des principales missions confiées aux équipes Docaposte : le tri des courriers entrants par destination (réseaux ou sinistres), la numérisation des documents par typologie et le vidéocodage des documents, qui n’ont pas été reconnus en RAD/LAD (Reconnaissance Automatique et Lecture Automatique de Documents). Le site de numérisation assure aussi le stockage temporaire et sécurisé des documents papiers, avant envoi aux archives de la MAIF, une fois les demandes prises en charge.
Autant d’opérations menées à bien, dans le respect des délais fixés, qui ont permis de tisser une véritable relation de confiance et de poser les bases d’un partenariat durable, représentant en 2021 près de 1.5 millions de plis numérisés et vidéo-codés.
Retour d’expérience
« Bien sûr, avec Docaposte, nous avons trouvé le sérieux, la qualité de services, la compétence technique et toutes les garanties de conformité que nous étions en droit d’attendre de la part d’un acteur référent de la confiance numérique. Si bien qu’après plusieurs années de collaboration, nous avons élargi le champ de ses interventions, en lui confiant notamment la numérisation de l’ensemble de nos documents RH. Ce travail d’envergure a été réalisé par les équipes de Docaposte conformément à nos attentes, dans les délais fixés. C’est pourquoi nous mettons à l’étude d’autres projets d’externalisation à lui confier.» M. Adrian CIOCAN – Product Owner Squad GED à la MAIF