L'instant numérique : digitalisation des processus RH

Pourquoi digitaliser vos processus RH ? Bonjour et bienvenue, je suis José Heider, product marketing manager de la gamme RH, au sein de Docaposte. Dans ce nouvel épisode de L’instant numérique, nous allons prendre quelques minutes pour vous parler des bénéfices de la digitalisation des processus RH. Qu’entend-on par digitalisation des processus RH ? La digitalisation désigne le remplacement des processus actuels s’appuyant sur le format papier par des solutions numériques permettant des gains de qualité, de temps et une baisse des coûts. Pour les fonctions Ressources Humaines, il s’agit de proposer aux collaborateurs de l’entreprise, salariés comme gestionnaires RH, une solution numérique pour l’ensemble du parcours du collaborateur dans l’entreprise : de l’intégration à la sortie des effectifs. Pourquoi digitaliser ses processus RH ? Cela permet de s’adapter aux nouvelles organisations accélérées notamment par la crise du COVID, l’augmentation du télétravail, le regroupement en centres de service. Ces évolutions entraînent des besoins en outils permettant le travail à distance. Les entreprises cherchent plus que jamais à optimiser leurs processus internes, en réduisant les coûts et en augmentant la fluidité des échanges. Quels processus RH peut-on digitaliser ? La digitalisation des RH peut s’appliquer depuis la sélection du candidat jusqu’à sa sortie de fonction. On peut ainsi intervenir sur 4 étapes clefs de ce parcours. Dès la sélection et de la validation du dossier d’un candidat : • Fournir des outils pour aider à la constitution de dossier. Pour accélérer les délais de réponse mais aussi améliorer l’expérience d’un futur collaborateur. Il s’agit souvent des premières impressions sur l’entreprise. • Fiabiliser le processus de validation de l’identité et le rendre plus fluide. Lors de la phase d’embauche • Avec la signature électronique du contrat de travail qui apporte plus de rapidité mais aussi de fiabilité, est une solution désormais plébiscitée. • On peut également travailler sur les parcours d’intégration et mettre à disposition des nouveaux arrivants tous les documents nécessaires. Nous savons tous les enjeux qui existent autour d’un on-boarding réussi. Lors de la gestion quotidienne des collaborateurs, la numérisation va permettre d’effectuer automatiquement des tâches chronophages comme la diffusion des bulletins de paie et autres documents. Mais aussi de simplifier toutes les interactions avec eux, par exemple la mise jour de leur dossier, la gestion des congés, RTT, les entretiens annuels, la liste des possibles est très longue. Enfin pour finir, la phase de sortie de fonction ne doit pas être négligée, notamment la mise à disposition des documents nécessaires pour l’ancien collaborateur pour faire valoir ses droits.Quels sont les bénéfices ? 1. Une meilleure productivité • Du gain de temps sur les tâches chronophages et des risques d’erreurs limités • Plus de disponibilité pour se concentrer sur des missions plus complexes et stratégiques comme le recrutement, la gestion des talents, la rétention des employés, l’amélioration de la qualité de vie au travail etc • La réduction des coûts en éliminant les coûts liés à la gestion des documents au format papier : papier et encre pour l’impression, affranchissement pour les envois postaux, matériel de bureau et espace pour le stockage des archives 2. Une meilleure expérience collaborateur • Les démarches administratives RH sont simplifiées et la communication facilitée. • C’est au final une augmentation de la satisfaction des collaborateurs. 3. La garantie de confidentialité et de conformité réglementaire • Les solutions de digitalisation RH permettent d’assurer la confidentialité sur le lieu de travail (fini les contrats de travail oubliés dans l’imprimante), mais également la pérennité et la disponibilité des documentsPourquoi choisir Docaposte ? Référent de la confiance numérique en France, Docaposte vous propose des solutions pour optimiser vos processus RH telles que :  Le coffre-fort numérique Digiposte, la solution qui permet de dématérialiser et de diffuser en toute simplicité des documents RH à vos salariés (bulletins de paie, avenant etc )  La suite RH Docaposte : solution modulable en complément du système d’information SIRH qui permet de gagner du temps dans l’administration du dossier collaborateur grâce à la gestion dématérialisée. Autant de solutions robustes et éprouvées répondant à tous les labels et certifications qui font référence sur le marché. Vous avez un projet de digitalisation des processus RH ? Contactez-nous ! Toutes les informations sont dans la barre d'infos de la vidéo.