Conservez vos documents numériques en toute sécurité et garantissez leur valeur légale dans le temps
La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents nativement numériques et recevables juridiquement. Les documents électroniques sont par ailleurs soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier.
Le véritable enjeu est de permettre une conservation garantissant leur intégrité, pendant toute la durée des obligations.
Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit votre secteur d’activité, public ou privé. Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques.
L'archivage électronique garantit la préservation à long terme des documents et l'accès aux archives. Il pérennise la valeur légale des informations archivées, en garantissant la durabilité, l'authenticité et la sécurité des documents. L'archivage numérique est considéré comme un élément essentiel en termes de sécurité légale, fiscale et financière pour les entreprises.
Complémentaires aux offres de gestion électronique de documents (GED) et au service de coffre-fort numérique, nos services d’archivage électronique (SAE) vont bien au-delà d’un simple stockage et préservent l’opposabilité de vos fonds d’archives sur le long terme.
La conservation et l’archivage électronique sont devenus des enjeux importants de la gestion des risques au sein des organisations, autant privées que publiques, qui nécessitent des infrastructures et expertises spécifiques.
Il est donc primordial que les organisations choisissent une solution qui soit à la fois en conformité avec les règlementations et normes en vigueur, qui s’adapte aux contraintes des différents secteurs d’activités ainsi qu'aux enjeux métiers et qui soit en mesure d’intégrer rapidement toutes les évolutions règlementaires, technologiques et métiers.
La valeur probante d’un document numérique repose sur des caractéristiques telles que l’horodatage, l’intégrité, l’imputabilité et la traçabilité. Ainsi, les entreprises ont tout intérêt à s’associer à des partenaires ou prestataires de services de confiance leur permettant ainsi de répondre à l’ensemble des exigences et normes du marché et d’offrir à leurs utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.
15,6 milliards
d’archives conservées à fin 2021
850 K
archives consultées chaque jour
180 M
d’archives confiées chaque mois
8 K
entreprises utilisatrices
200
collaborateurs spécialisés
+ 12%
effectifs dédiés à la R&D
100
partenaires
3
brevets internationaux (SAE et coffre-fort électronique)
Archivage à valeur probatoire
Référentiel unique de conservation
SAE les plus utilisés en France
Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)
Archivage à valeur probatoire
Référentiel unique de conservation
SAE les plus utilisés en France
Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)
* Le périmètre concerne les solutions Okoro et Arkhineo
** Le périmètre concerne les sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers
Docaposte et sa solution d’archivage numérique Arkhineo sont certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel).
Cette certification est délivrée pour une durée de 3 ans par l’Agence du Numérique en Santé. Le périmètre de cette certification concerne les 6 niveaux d’activités qui couvrent l’ensemble de la Tierce Maintenance d’Exploitation (TME) : de la fourniture de data centers à l’exploitation des applications informatiques.
Elle repose désormais sur la certification ISO 27001, norme de référence en matière de gestion de la sécurité de l’information, qui est une condition préalable à l’obtention de la certification HDS.
Étant certifiées HDS, Docaposte et sa solution Arkhineo garantissent aux parties prenantes un niveau élevé de protection des données de santé en tant :
Par ailleurs, la solution d’archivage numérique Okoro de Docaposte possède l’agrément HDS (dans le cadre de la fourniture d’une solution de « tiers archivage à valeur probatoire").
Docaposte couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire pour permettre de détruire les originaux papiers en toute conformité.
Nous assurons à la copie numérique la même valeur que l’original papier. Ce dernier peut être détruit, même avant la fin du délai légal de conservation, seulement si la numérisation respecte les conditions requises et si la copie fidèle est archivée dans des conditions à garantir son intégrité sur le long terme, ce qui simplifie la gestion des risques, cruciale pour les acteurs publics comme privés.
La copie fiable vous apporte de multiples bénéfices :
Dématérialisez les documents RH de vos collaborateurs en toute sécurité
Assurez la pérennité et l'opposabilité de vos documents grâce à nos SAE
Facilitez le travail et la communication au sein de votre organisation
« Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé. »
Charles Du BOULLAY, Directeur de la BU Archivage numérique chez Docaposte
Un système d’archivage numérique est un service en mode SaaS qui permet de conserver de manière sécurisée les documents d’entreprise sous format électronique, dans un espace unique.
Ces documents restent disponibles à tout moment et conservent leur intégrité, dans le temps.
Un système d’archivage numérique est un véritable outil de travail (et pas seulement une solution de stockage) puisqu’il offre de nombreux avantages (accès rapide et sécurisé, durée de conservation légale…).
Cette solution est accessible auprès d’un spécialiste de l’archivage numérique, comme Docaposte.
L’archivage numérique apporte de nombreux avantages aux entreprises :
Toutes ces raisons ont permis à de nombreuses entreprises de démarrer leur transformation digitale.
Réaliser l’archivage numérique dans le cadre d’un projet de numérisation globale des documents internes de l’entreprise implique plusieurs étapes :
Docaposte, leader de l’archivage numérique à valeur probatoire en France, peut vous accompagner dans la mise en place de votre projet.
La sauvegarde et l’archivage sont deux processus distincts.
La sauvegarde consiste à copier et stocker des données à un « instant T » pour les restaurer, en cas de dommage ou de perte ultérieurs.
En revanche, l’archivage consiste à conserver des données numériques pour assurer leur pérennité et leur authenticité. De plus, il permet de les référencer pour une récupération facile grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique).
Sur le plan juridique ou financier, l’archivage numérique offre généralement plus de garanties par rapport à la simple sauvegarde.
