Tout savoir sur la facture électronique : Enjeux, réglementation et mise en œuvre

Qu’est ce qu’une facture électronique ?

La facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format numérique, grâce à un processus de facturation automatisé dans son intégralité. La validité d’une facture électronique n’est réelle qu’à la condition que son émetteur soit formellement identifié, que son contenu ne puisse être modifié et que sa lisibilité et son exhaustivité soient effectives. Tout comme la facture papier, elle doit nécessairement comporter les mentions obligatoires exigées.

Docaposte propose l'offre la plus complète du marché pour le traitement de vos factures fournisseurs et clients, adaptée aux besoins de toutes les organisations, des TPE/PME aux grands groupes.

Une personne utilisant un logiciel de facture électronique

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

L’implémentation de la facture électronique pour vos fournisseurs et clients permet de bénéficier de nombreux avantages par rapport à la facture papier classique, notamment une réduction des coûts et une accélération des processus dans un environnement sécurisé et fiable. De plus, cela vous permet d’anticiper la réglementation sur l’obligation des factures électroniques en France.

Avec la solution Docaposte, tirez tous les bénéfices de la facture électronique :

Garantie de la sécurité du process et meilleure traçabilité au moyen de systèmes de validation et de contrôles automatisés
Augmentation de la productivité de 30% du fait de l’automatisation de la saisie et du contrôle
Réduction de 50 à 75% des coûts liés au traitement, impression, envoi et archivage grâce à l’automatisation des processus
Fluidification des relations entre clients et fournisseurs

La réglementation sur la dématérialisation des factures

Déjà instaurée pour le secteur public depuis 2020, l’obligation de la facture électronique sera prochainement étendue aux échanges B2B entre les entreprises et associations assujetties à la TVA et établies en France. A terme, cette réforme de la facturation électronique permettra de simplifier les process en entreprises, de réduire les délais de paiement et de lutter contre la fraude à la TVA.

La réforme se déroulera en 2 temps :

A partir du 1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises et une obligation d’émission pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.
A partir du 1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises.

Compte tenu de l’enjeu pour les entreprises, ces dates d’entrée en vigueur pourront être ajustées d’un trimestre afin d’assurer un déploiement fiabilisé.

Dès à présent, anticipez cette évolution et faites confiance à Docaposte pour vous accompagner dans la dématérialisation de vos factures fournisseurs et clients.

Pourquoi dématérialiser vos factures clients et fournisseurs ?

Optimisation et rapidité dans le traitement des factures clients et fournisseurs

Réduction des coûts et maîtrise des délais de paiement

Fluidification des échanges avec les clients et les fournisseurs

Amélioration de la gestion des litiges fournisseurs et clients

Avec Docaposte, vous faites le choix d'une solution fiable, sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur. Partenaire tiers de confiance, Docaposte vous assure des documents dématérialisés juridiquement irréfutables et archivés en toute sécurité, dans le respect des normes (archivage certifié NF 461 – conforme NF Z42-013 – et signature électronique RGS).

Pourquoi choisir notre solution de facture électronique ?

Solution fiable, sécurisée, interopérable conforme aux réglementations française, européenne et internationale
Présence et accompagnement des clients en France et à l'international pour les déploiements de projets de facture électronique
Guichet unique pour le traitement de toutes vos factures
Technologies innovantes et à la pointe : intelligence artificielle, capture intelligente de documents, RPA (robotic process automation)...
Portails clients et fournisseurs dédiés
Accompagnement vers la facture électronique (transition post-2026)
Hébergement sécurisé des données en France, dans nos propres data centers

Docaposte, Plateforme de Dématérialisation Partenaire

SERES, filiale de Docaposte et spécialiste de la facture électronique, a obtenu son numéro d'immatriculation provisoire Plateforme de Dématérialisation Partenaire

Vous souhaitez en savoir plus sur la PDP ? Consultez notre article « Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ? »

Quel format pour la facture électronique ?

Pour être conforme, une facture électronique doit être transmise selon des formats précis : Cross Industry Invoice (CII), Universal Business Language (UBL) ou un format mixte composé d'un fichier de données structurées au format XML et d'un fichier PDF. En complément, Docaposte continue d'accepter les formats EDI en les transposant en l'un des formats autorisés.

Docaposte adresse la facturation B2B ou B2G (via Chorus Pro) et permet le traitement de tous les formats de factures autorisés (EDI, XML, PDF signé, Factur-X, etc.).

L'offre de facture électronique la plus complète du marché

Notre solution permet de répondre à vos besoins et contraintes. Elle est disponible en solution modulaire, en mode API ou via portail avec un parcours adapté et pensé pour les entreprises. Notre solution inclut le traitement des cycles métier fournisseurs et clients.

Procure-to-pay – Gestion des factures fournisseurs

Les différentes étapes clés :

Envoi multicanal des commandes
Réception des factures : guichet unique de réception multi-format (PDF, EDI, XML, Factur-X...)
Contrôles des données réglementaires et métiers
Automatisation du traitement des factures fournisseurs : automatisation et optimisation des circuits de validation, optimisation des rapprochements des factures, imputation comptable automatique
Paiement automatique et sécurisé
Gestion des litiges fournisseurs
Suivi et pilotage : vision complète et en temps réel allant de la gestion des flux au paiement

Order to cash - Gestion des factures clients

Pilotez et maîtrisez votre chaîne order-to-cash. Le processus de gestion du cycle client comprend notamment :

L’automatisation du traitement des commandes, factures et données
La centralisation et le contrôle des données
La dématérialisation des factures
L'envoi multicanal en fonction du format attendu par votre client (PDF,EDI, Factur-X, Chorus Pro,...)

Questions fréquentes sur la facture électronique

Qu’est-ce qu’une e-facture ?

Une e-facture est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique.

Cela permet de traiter de manière simplifiée et structurée les échanges entre clients et fournisseurs des petites et moyennes entreprises (TPE / PME), entreprises de taille intermédiaire (ETI) ou grandes entreprises (GE). Une e-facture a la même valeur juridique qu’une facture papier sauf que tout le processus doit être intégralement mené par voie électronique et par l’intermédiaire d’applications certifiées. Tout comme la facture papier classique, elle doit également contenir toutes les mentions obligatoires requises.

Comment faire une facture électronique ?

Pour faire une facture électronique, il est nécessaire de s’équiper d’un outil adapté qui permet de l’éditer facilement et qui doit être conforme à la législation française

Une facture électronique ne doit pas être confondue avec une facture dématérialisée. Elle doit comprendre les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier :

Date
Identité de l’émetteur et du destinataire
Numéro de facture / numéro SIREN du client
Désignation du produit ou du service
Quantité
Date de la vente
Montant HT et TTC et pénalités prévues en cas de retard de paiement
Numéro et taux de TVA
Mentions légales

La solution de facture électronique de Docaposte vous guidera dans l’ensemble de ces étapes pour la réaliser. Vous pourrez aussi accélérer ce processus en ajoutant une signature électronique et un système d’archivage électronique (SAE) de vos factures.

Comment une facture peut-elle être certifiée conforme ?

Une facture peut être certifiée conforme :

Par le biais d'une signature électronique authentifiée au moyen d'un certificat électronique qualifié.
En établissant un ou plusieurs contrôles qui créent une piste d'audit fiable, retraçant la relation entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services.
Sous la forme d'un message structuré conformément à une norme de sécurité préalablement définie par les parties impliquées, permettant une interprétation automatisée. Cette structuration peut être réalisée à travers différents moyens tels que les progiciels de gestion intégrée (PGI), l'échange informatisé de données (EDI), le format XML, l'envoi par courrier électronique avec un fichier PDF en annexe, ou même la réception d'une télécopie sous forme électronique, par exemple

Toutes les conditions pour qu’une facture soit certifiée conforme ont par ailleurs été précisées avec le lancement de la loi anti-fraude à la TVA du 1er janvier 2018.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

L’ensemble des entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par la facturation électronique. La mise en place de la facturation électronique sera progressive selon un calendrier défini par la prochaine Loi Finances 2024. Découvrez notre article sur ce sujet.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ?

Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) est un tiers de sécurité et de confiance spécialisé dans le traitement, la réception et la transmission de facture électronique, ayant participé à une procédure d’immatriculation par l’administration française. Ces plateformes assurent la continuité et la fiabilité des processus de facturation.

Facture électronique