Cette solution répond à des enjeux clés : conservation, valeur légale, sécurité et authenticité des documents.
L'adoption d'un logiciel d'archivage numérique ou SAE répond à des enjeux stratégiques. Il optimise la gestion documentaire en centralisant les informations, réduisant ainsi le temps de recherche et les risques d'erreurs. Cette centralisation facilite également la collaboration entre équipes, permettant un accès simultané aux documents depuis différents sites.
Le système d’archivage électronique de Docaposte possède de nombreux avantages dont :
Docaposte fait partie des acteurs majeurs du secteur avec ses solutions à valeur probatoire certifié NF 461 et une numérisation certifiée NF 544, les solutions d’archivage apportent un haut niveau de sécurité et répondent aux besoins particuliers de chaque entreprise.
Un logiciel d'archivage de documents performant se distingue par sa capacité à allier efficacité opérationnelle, sécurité des données et conformité réglementaire.
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Évaluer ses besoins
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Vérifier la compatibilité
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Comparer les coûts
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Support client
Établir une politique d'archivage claire en définissant les types de documents à conserver et leur durée de rétention.
Ces pratiques assurent l'efficacité et la pérennité de l'archivage numérique, mais aussi la réversibilité, pour assurer la récupération et la migration des données en cas de changement de solution ou d'évolution des besoins.
L'intelligence artificielle et le machine learning révolutionnent la classification et la recherche de documents, offrant une précision et une rapidité accrues. Ces technologies permettent une indexation automatique plus fine et une extraction de données plus pertinente.
L'archivage dans le cloud gagne en popularité, offrant une scalabilité et une accessibilité sans précédent. Cette approche facilite le travail à distance et réduit les coûts d'infrastructure. Les solutions cloud intègrent également des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles.
L'interopérabilité des logiciels devient prédominante. C’est la raison pour laquelle les futurs logiciels d'archivage s'intégreront de manière transparente avec d'autres outils métiers, facilitant les flux de travail et l'échange de données.
La conformité aux nouvelles réglementations, comme le RGPD, est une priorité pour tous les acteurs de solutions d’archivage. Les logiciels d'archivage intègrent des fonctionnalités avancées de gestion des données personnelles, de traçabilité et de reporting pour assurer une conformité continue et simplifiée.