GED transverse, métier, collaborative, Cold, SaaS : Quelle solution choisir ?
Quels types de documents seront intégrés dans la GED en entreprise ? Voici une question centrale qui doit rester au centre de la réflexion. En effet, le niveau de sécurité va déterminer le type d’hébergement dont l’entreprise a besoin. Du niveau de sensibilité des documents dépendra le choix autour d’une solution 100% Cloud (hébergée en France) ou plutôt d’un Cloud privé. Avec sa solution e-Doc Pro d’Eukles, marque Docaposte, les entreprises ont le choix entre deux types d’hébergement adaptés au niveau de sécurité des documents stockés.
Derrière cet acronyme se cache plusieurs types de solutions. Chacune répondant à des besoins spécifiques.
Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est une solution qui permet de numériser, centraliser, organiser et sécuriser l'ensemble des documents d'une entreprise ou d'une organisation.
La GED est un véritable coffre-fort numérique qui transforme la manière dont les entreprises gèrent leur flux documentaire au quotidien.
Prenons l’exemple d’un cabinet d'expertise comptable, le déploiement d’un logiciel de gestion électronique des documents permet de :
Cette centralisation élimine les recherches fastidieuses dans des classeurs physiques ou encore sur le cloud du cabinet. La GED a pour avantage principal de réduire considérablement les risques d'erreur ou de perte de documents.
Quel que soit le secteur d’activité, toutes les entreprises ont de bonnes raisons de déployer une solution GED.
Comprendre et identifier ses besoins pour choisir la bonne solution !
L'identification précise des besoins est la pierre angulaire qui déterminera le choix du logiciel GED. Cartographier le processus documentaire actuel constitue une première étape. Quels types de documents sont traités quotidiennement ? S'agit-il principalement de factures, de contrats, de dossiers clients, ou de documents techniques ? Une évaluation du volume de documents traités mensuellement et leur croissance prévisionnelle est également nécessaire.
L’analyse des flux de travail permet de répondre à un certain nombre de questions importantes comme : qui crée les documents ? Qui les modifie ? Qui les valide ? Toutes ces interrogations aident à identifier le type de GED qui peut répondre aux attentes de l’organisation.
La question de la sécurité et des normes RGPD doit aussi faire partie de la réflexion globale. La sensibilité des données manipulées est un enjeu important pour déterminer le type de stockage qui devra être utilisé.
La cartographie des besoins permet de déterminer les fonctionnalités utiles qu’il faudra attendre d’un logiciel GED. Cette liste d’options permettra de démarrer la comparaison entre les différentes solutions GED du marché.
Par exemple, si la mise en place d’une GED doit permettre de renforcer la collaboration de l’équipe, il faudra analyser les différents systèmes de GED qui proposent des fonctionnalités de partage, de co-édition et de gestion des versions.
Si la solution GED a vocation à se connecter avec des outils d’ERP, un CRM ou une suite bureautique particulière, il faudra veiller à choisir une GED qui permet une connexion avec des outils déjà existants au sein de l’entreprise.
La facilité d'utilisation est un facteur critique souvent sous-estimé. Un logiciel GED aux fonctionnalités impressionnantes mais à l'interface contre-intuitive risque de ne pas être adopté par les équipes, compromettant ainsi tout le projet de digitalisation.
Il est important de prendre en compte le support client de la solution GED ou encore des modules de formation pour les collaborateurs afin de les aider à prendre facilement l’outil en main.
L'intégration est tout aussi importante. Il faut évaluer la compatibilité du logiciel GED avec l’infrastructure IT existante. Est-il compatible avec vos systèmes de sauvegarde et de reprise après sinistre ? La solution offre-t-elle des API robustes permettant des intégrations sur mesure si nécessaire ?
L'analyse des coûts d'une solution GED va bien au-delà du simple prix de la licence. Il faut inclure dans les calculs les frais de mise en œuvre, de formation, de maintenance, et d'éventuelles personnalisations.
Comparez les différents modèles de tarification : licence perpétuelle ou abonnement, tarification par utilisateur ou par volume de documents.
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Le bon logiciel s’adapte à l’activité et aux collaborateurs
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Connaître les GED du marché pour choisir la mieux adaptée
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Engagez vos collaborateurs dans le projet
La mise en place d'une Gestion Électronique des Documents (GED) efficace est un projet structurant qui nécessite une approche méthodique et une vision claire.
Établir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis). Par exemple, viser une réduction de 30% du temps de recherche des documents dans les six mois suivant l'implémentation, ou une diminution de 50% de l'utilisation de papier sur un an.
Cette approche transversale permettra d'identifier les besoins spécifiques de chaque service et d'anticiper les résistances au changement.
Plutôt que de basculer l'ensemble de l'entreprise d'un coup, il vaut mieux privilégier un déploiement par phases.
Définir clairement les rôles et responsabilités dans la gestion documentaire. Qui peut créer, modifier, valider ou supprimer des documents ?
Documenter minutieusement tous les nouveaux processus liés à la GED.
Mettre en place des indicateurs de performance (KPI). Suivre des métriques comme le temps de recherche des documents, le taux d'adoption par les utilisateurs, ou le volume de papier économisé.