Signature électronique

Le choix du certificat dépend surtout du niveau de sécurité de la signature électronique choisie (simple, avancée ou qualifiée). Plus le niveau de signature est élevé, plus le certificat est exigeant. 

Il existe 2 principaux référentiels en charge de définir des listes d’organismes qui délivrent des certificats de confiance avec des statuts qualifiés : 

• Le Règlement Général de Sécurité : valable à l’échelle nationale avec 3 niveaux de vérification (RGS*, RGS**, RGS***) 
• Le Règlement eIDAS: valable à l’échelle européenne avec différents degrés (LCP, NCP, QCP, QCP-n-QSCD).  

Pour créer ou faire une signature électronique, il faut tout d’abord trouver un prestataire de services de confiance pour acquérir une solution packagée (accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un mobile). Puis, il faut : 

1. Choisir un type de signature (simple, avancé ou qualifié) en fonction de ses besoins (exigences sécuritaires à l’authentification du signataire, budget, expérience client) 
2. Télécharger ses documents (contrats, devis…) sur la solution de signature électronique choisie 
3. Définir les destinataires / signataires des documents 
4. Lancer le processus de signature électronique

Rien de plus simple pour de nombreux bénéfices : baisse des coûts administratifs, traçabilité complète, intégrité des documents, accès facile à l’information, rapidité des échanges avec ses clients et partenaires, respect du règlement eIDAS.

Plusieurs étapes sont nécessaires pour y arriver facilement : 

1. S’équiper d’une solution de signature électronique comme celle de Docaposte.                  
2. Récupérer un certificat de signature électronique délivré par une autorité de certification. 
3. Télé-verser le PDF dans la solution, placer un champ signature sur le document et enregistrer 
4. Envoyer le document directement par l’une des solutions de signature électronique de Docaposte afin que votre destinataire le reçoive par mail. 

Aujourd’hui, la grande majorité des fichiers échangés sont numérisés au format PDF, ce qui en fait un moyen rapide et juridiquement valable pour signer des documents de manière simple et efficace. 

Une signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle est recevable comme preuve de justice en cas de contentieux. Elle doit tout de même respecter un procédé strict d’identification : 

1. Authentifier l’identité du signataire 
2. Garantir l’intégrité du document (il ne doit pas être modifié) 
3. Respecter les normes françaises / européennes et les règles d’utilisation légale 

La signature électronique qualifiée (plus haut niveau de sécurité) est présumée fiable dans le cadre d’un litige ou d’une procédure judiciaire menée. Son effet juridique est équivalent à une signature manuscrite. 

Avec la nécessité de numériser les processus métier depuis quelques années, les entreprises optent aujourd’hui pour la signature électronique VS la signature manuscrite.  

La signature manuscrite, toujours d’actualité, reste contraignante : nécessité d’imprimer les documents, parapher chaque page, et la contrainte géographique de devoir être au même endroit que le document. En revanche, la signature électronique offre une flexibilité inégalée. Elle permet de signer des documents partout, à tout moment et sur tout type d’appareil. De plus, le processus de signature électronique est rapide, simple et sécurisé tout en ayant une valeur juridique identique à la signature manuscrite.