Quelle signature électronique dans le secteur immobilier ?

Selon une récente enquête réalisée par Harris Interactive en 2021, 75% des professionnels de l’immobilier ont déjà utilisé la signature électronique pour les actes notariés. Crise sanitaire et distanciation sociale obligeant, la signature en ligne s’est rapidement étendue aux autres documents, jusqu’à devenir pratique courante dans un secteur immobilier déjà fortement digitalisé. Quant à savoir quel type de signature électronique convient pour signer un bail de location, un compromis de vente ou un document de caution, l’enquête ne le dit pas. Notre article, si !

La signature en ligne dans l’immobilier : pourquoi ? Comment ?

Quand on sait l’incroyable volume de documents accompagnant une transaction immobilière ou la mise en location d’un bien, la longueur des délais nécessaires à leur traitement, la place et le temps pris par leur classement et leur archivage, on comprend que les professionnels de l’immobilier aient été parmi les premiers à s’engager dans la digitalisation. D’autant que tous les documents numériques, du bail de location au formulaire de caution, du compromis de vente aux diagnostics techniques, de la convocation aux assemblées générales à l’approbation de leur compte-rendu, peuvent être signés en ligne. 

La seule question qui demeure, c’est quelle signature électronique utiliser pour garantir la valeur juridique de documents aussi variés et sensibles que ceux encadrant et réglementant la gestion locative, la transaction immobilière et l’activité de syndic de copropriété ? Conformément au règlement eIDAS, qui a permis d’uniformiser les normes et conditions de mise en œuvre de la signature électronique à l’échelon européen, vous avez le choix entre trois niveaux : simple, avancé et qualifié. 

Bail de location, compromis de vente, contrat de syndic : quel niveau de signature électronique pour quel document ?

Si toutes les signatures électroniques sont recevables en justice, toutes n’ont pas la même valeur probatoire. 

Rapide et facile à mettre en œuvre, la signature électronique simple (ou standard), avec ou sans validation par OTP (One-Time Password) par mail ou SMS, n’a qu’une valeur juridique limitée, puisqu’elle n’impose pas de vérification de l’identité du signataire. L’usage veut qu’elle soit utilisée pour les actes immobiliers courants, aux risques juridiques et financiers moindres, de type bon de visite, état des lieux, mandat de gestion locative…

D’une valeur juridique supérieure, la signature électronique avancée impose l’utilisation d’un certificat électronique, venant sceller le document et garantir son intégrité, avec validation en amont de l’identité du signataire. Elle est plutôt destinée à des documents immobiliers à fort enjeu ou sujets à litige, comme le contrat de bail, le contrat de syndic, l’acte de cautionnement ou le compromis de vente.

La signature électronique qualifiée, réputée authentique, infalsifiable, inaltérable, non réutilisable et irrévocable, au même titre qu’une signature manuscrite, implique une procédure à la fois complexe et coûteuse. Dans la pratique, elle est réservée aux documents à très forts enjeux financiers et juridiques comme les actes notariés à distance, ou des commandes de travaux pour une copropriété, impliquant des montants conséquents et un collectif important.

Vous l’aurez compris, ce qui prime dans le choix de tel ou tel niveau de signature électronique, ce n’est pas tant la nature du document que son contenu et les risques encourus en cas de litige. Avec chaque fois, un nécessaire arbitrage entre :

. ce que la réglementation impose ou pas pour le contrat concerné

. le niveau de risque, en regard de son contexte juridique et jurisprudentiel, des enjeux financiers et sociaux, ou encore du risque de recours, 

. le confort d’usage. le niveau de sécurité conditionnant la simplicité d’utilisation, la fluidité du parcours client, son coût, et in fine, son acceptation par tous les acteurs concernés. A commencer par les particuliers, doutant parfois du bien-fondé de la signature électronique.

Notre conseil : pour profiter de tous les avantages et possibilités de la signature électronique et positionner de façon pertinente le curseur entre sécurité et accessibilité, le mieux est de se faire accompagner par un prestataire expert en signature électronique, qui vous apportera une réponse au cas par cas.