Archivage numérique et stockage

Conservez vos documents numériques en toute sécurité et garantissez leur valeur légale dans le temps

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La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents nativement numériques et recevables juridiquement. Les documents électroniques sont par ailleurs soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier.

Le véritable enjeu est de permettre une conservation garantissant leur intégrité, pendant toute la durée des obligations.

Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit votre secteur d’activité, public ou privé. Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques.

Qu'est-ce que l'archivage électronique ?

L'archivage électronique garantit la préservation à long terme des documents et l'accès aux archives. Il pérennise la valeur légale des informations archivées, en garantissant la durabilité, l'authenticité et la sécurité des documents. Le stockage numérique est considéré comme un élément essentiel en termes de sécurité légale, fiscale et financière pour les entreprises.

Complémentaires aux offres de gestion électronique de documents (GED) et au service de coffre-fort numérique, nos services d’archivage électronique (SAE) vont bien au-delà d’un simple stockage et préservent l’opposabilité de vos fonds d’archives sur le long terme.

Quels sont les enjeux de l’archivage numérique ?

La conservation et l’archivage électronique sont devenus des enjeux importants de la gestion des risques au sein des organisations, autant privées que publiques, qui nécessitent des infrastructures et expertises spécifiques. 

Il est donc primordial que les organisations choisissent une solution qui soit à la fois en conformité avec les réglementations et normes en vigueur et en capacité d’intégrer rapidement toutes les évolutions réglementaires et technologiques.

La validité probante d’un document numérique repose sur des caractéristiques telles que l’horodatage, l’intégrité, l’imputabilité et la traçabilité. Ainsi, les entreprises ont tout intérêt à s’associer à des partenaires ou prestataires de services de confiance leur permettant ainsi de répondre à l’ensemble des exigences et normes du marché et d’offrir à leurs utilisateurs finaux la garantie d’un document recevable en cas de litige.

L'archivage numérique en quelques chiffres

  • 15,6 milliards

    d’archives conservées à fin 2021

  • 850 K

    archives consultées chaque jour

  • 180 M

    d’archives confiées chaque mois

  • 7,8 K

    entreprises utilisatrices

  • 200

    collaborateurs spécialisés

  • + 12%

    effectifs dédiés à la R&D

  • 70

    partenaires

  • 3

    brevets internationaux (SAE et coffre-fort électronique)

Pourquoi choisir notre solution d’archivage électronique ?

  1. Conformité : nos solutions numériques permettent de répondre aux obligations légales de conservation
  2. Sécurité : opéré dans nos propres espaces souverains de conservation, l’archivage numérique supprime tout risque de perte ou de destruction des documents
  3. Facilité : grâce à l’archivage numérique, vous pouvez retrouver immédiatement un document, dans tous vos fonds de fichiers numériques
  4. Probité : ce type d’archivage est la garantie de disposer des éléments de preuves en cas de contentieux, démontrant que le fichier n’a jamais été altéré.

  • Archivage à valeur probatoire

    Archivage à valeur probatoire

  • Référentiel unique de conservation

    Référentiel unique de conservation

  • SAE les plus utilisés en France

    SAE les plus utilisés en France

  • Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)

    Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)

  • Archivage à valeur probatoire

    Archivage à valeur probatoire

  • Référentiel unique de conservation

    Référentiel unique de conservation

  • SAE les plus utilisés en France

    SAE les plus utilisés en France

  • Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)

    Hébergement HDS (Hébergeur de Données de Santé)

Les certifications de Docaposte autour de l'archivage numérique

  • Archivage à valeur probatoire certifié NF 461*

    Docaposte dispose de la certification NF 461« Système d’archivage électronique ». Les SAE permettent de garantir l’intégrité des documents dans le temps et donc de conserver leur valeur probante.
    • Contrôle et validation au moment du dépôt : conversion en formats lisibles dans le temps pour garantir la pérennité de l’archive
    • Construction de l'archive : horodatage, attribution d’un Identifiant Unique d’Archive (IUA), calcul de l’empreinte
    • Scellement de l’archive et Journalisation pour assurer la traçabilité de tous les évènements
    • Conservation intègre
    • Traçabilité des actions réalisées sur les documents dans les journaux de cycle de vie.
  • Numérisation fidèle certifiée NF 544**

    Docaposte dispose de la certification NF 544 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier ». Les chaines de traitement certifiées sont situées sur ses sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers. La numérisation induit une traçabilité sur toute la chaine assurant la fidélité formelle de la copie numérique.
    • Convention de numérisation
    • Acquisition documentaire : préparation et numérisation
    • Contrôles d’exhaustivité, cohérence, de résolution, etc.
    • Création de la copie numérique
    • Enrichissement des métadonnées
    • Fourniture d’attestations de numérisation

* Le périmètre concerne les solutions Okoro et Arkhineo

** Le périmètre concerne les sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers

Une solution d’archivage certifiée « Hébergeur de données de santé à caractère personnel »

Docaposte et sa solution d’archivage numérique Arkhineo sont certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel).

Cette certification est délivrée pour une durée de 3 ans par l’Agence du Numérique en Santé. Le périmètre de cette certification concerne les 6 niveaux d’activités qui couvrent l’ensemble de la Tierce Maintenance d’Exploitation (TME) : de la fourniture de data centers à l’exploitation des applications informatiques.

Étant certifiées HDS, Docaposte et sa solution Arkhineo garantissent aux parties prenantes un niveau élevé de protection des données de santé en tant :

  • qu’hébergeur d’infrastructures physiques disposant de data centers en France dans lesquels sont stockées les données ;
  • qu’hébergeur infogéreur qui stocke ces données à caractère personnel de façon dématérialisée.

Par ailleurs, la solution d’archivage numérique Okoro de Docaposte possède l’agrément HDS (dans le cadre de la fourniture d’une solution de « tiers archivage à valeur probatoire).

Libérez-vous de l’obligation de conservation physique avec la copie fiable

Docaposte couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire pour permettre de détruire les originaux papiers en toute conformité. 

Nous assurons à la copie numérique la même valeur que l’original papier. Ce dernier peut être détruit, même avant la fin du délai légal de conservation, si la numérisation respecte les conditions requises, ce qui simplifie la gestion des risques, cruciale pour les acteurs publics comme privés.

La copie fiable vous apporte de multiples bénéfices :

  • Processus 100% dématérialisé (destruction des originaux papier).
  • Respect des obligations légales de conservation
  • Fourniture d’éléments de preuve en cas de contentieux
  • Réduction des frais fixes et des surfaces de stockage physique
  • Suppression du risque de perte ou de destruction d’informations
  • La centralisation des informations
  • L’accès et le partage maitrisés des informations

Découvrez notre offre complète

  • Dématérialisez les documents RH de vos collaborateurs en toute sécurité

    • Authenticité
    • Intégrité
    • Pérrenité
  • Assurez la pérennité et l'opposabilité de vos documents grâce à nos SAE

    • Solutions SaaS disponibles en API (Intégration à vos Systèmes d’information) ou via un portail web via deux offres de SAE pour répondre à vos besoins spécifiques
    • Archivage de toutes les typologies de documents, hébergées dans nos propres datacenters en France
    • Exigence de conformité grâce à nos SAE à l’état de l’art (NF 461)
  • Facilitez le travail et la communication au sein de votre organisation

    • Des bénéfices multiples pour vos données d’entreprise
    • Une GED de confiance, alliant souplesse et sécurité

Nos solutions complémentaires

  • Gestion des flux entrants (copie fiable)

    • Solution de numérisation fidèle NF 544
    • Couplée à de l’archivage à vocation probatoire NF 461
    • Destruction de l’original papier
  • Coffre-fort numérique pour les jeux en ligne

    Une solution SaaS de conformité multi-juridictionnelle certifiée pour les opérateurs de jeux en ligne
    • Conformité
    • Traçabilité
    • Intégrité
  • Validation du niveau de confiance documentaire

    Un service indépendant et autonome, disponible via portail ou API, permettant de :
    • Définir ses prestataires de confiance
    • Déterminer les niveaux de signatures et ou de cachets électroniques en fonction des enjeux portés par le document
    • Valider les signatures et/ou les cachets électroniques et de délivrer des rapports de validation intégrables dans les dossiers de preuve

C'est notre expert qui en parle le mieux !

« Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé. »

Charles Du BOULLAY, Directeur de la BU Archivage numérique chez Docaposte


> Retrouvez l’entretien complet « Parole d'Expert »

Questions fréquentes sur l'archivage numérique

  • Un système d’archivage numérique est un service en mode SaaS qui permet de conserver de manière sécurisée les documents d’entreprise sous format électronique, dans un espace unique.

    Ces documents restent disponibles à tout moment et conservent leur intégrité, dans le temps.

    Un système d’archivage numérique est un véritable outil de travail (et pas seulement une solution de stockage) puisqu’il offre de nombreux avantages (accès rapide et sécurisé, durée de conservation légale…).

    Cette solution est accessible auprès d’un spécialiste de l’archivage numérique, comme Docaposte.

  • L’archivage numérique apporte de nombreux avantages aux entreprises :

    • Réduction des coûts et de l’empreinte écologique (moins de frais de papier ou d’impression) 
    • Diminution de l’espace physique 
    • Restriction de l’accès aux documents 
    • Aucune perte de données
    • Gain de temps (en trouvant des informations plus facilement et rapidement)
    • Respect des obligations légales de conservation (en fonction des types de documents)
    • Protection des activités et du patrimoine documentaire (notamment des ‘ransomware’)

    Toutes ces raisons ont permis à de nombreuses entreprises de démarrer leur transformation digitale.

    • Le SAE (ou Système d’Archivage Electronique) : c’est une solution d’hébergement sécurisé et conforme des documents numériques de l’entreprise. Dans le cadre d’une augmentation importante de flux de documents papier ou de transformation digitale de l’entreprise, le SAE est une solution incontournable.
    • Le service de CFE (ou service de Coffre-Fort Electronique ou Numérique) : c’est une solution pour stocker les documents en toute sécurité. Chaque document conserve son authenticité et son intégrité dans le temps. Chaque salarié bénéficie d’un espace de stockage personnel et sécurisé avec un accès exclusif.
  • Réaliser l’archivage numérique dans le cadre d’un projet de numérisation globale des documents internes de l’entreprise implique plusieurs étapes :

    1. Utiliser un système d’archivage en ligne (par exemple le SAE) pour assurer une gestion facile et sécurisée des documents.
    2. Identifier les interlocuteurs « métier » de l’entreprise pour construire une équipe projet autour de l’archivage numérique.
    3. Identifier les documents à archiver numériquement. Chaque document peut avoir une durée de conservation minimale qu’il sera nécessaire de prendre en compte.


    Docaposte, leader de l’archivage numérique à valeur probatoire en France, peut vous accompagner dans la mise en place de votre projet.

  • La sauvegarde et l’archivage sont deux processus distincts.

    La sauvegarde consiste à copier et stocker des données à un « instant T » pour les restaurer, en cas de dommage ou de perte ultérieurs.

    En revanche, l’archivage consiste à conserver des données numériques pour assurer leur pérennité et leur authenticité. De plus, il permet de les référencer pour une récupération facile grâce à un SAE (Système d’Archivage Electronique).

    Sur le plan juridique ou financier, l’archivage numérique offre généralement plus de garanties par rapport à la simple sauvegarde.

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