Signature électronique et contrat de travail : comment choisir ?

Contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, CDD, ou CDI, avec clause de non-concurrence ou stock- options… Avant que le numérique ne s’en mêle, signer un contrat de travail, quel qu’il soit, c’était facile. Un stylo, une poignée de main, un mot de bienvenue, et l’embauche était effective. Avec la signature électronique, ce n’est pas un, mais trois niveaux de signature électronique qui peuvent être utilisés. Simple, avancé ou qualifié. Alors, comment choisir ? Docaposte répond à vos questions.

Comment choisir le niveau de signature électronique d’un contrat de travail ? 

Avant de vous demander quel niveau de signature électronique choisir pour un contrat de travail, posez-vous les bonnes questions : 

Le contrat est-il soumis à une réglementation précise ? Celle-ci impose-t-elle un niveau de signature ?  

Si oui, adoptez le niveau de sécurité exigé par la réglementation. 

Si non, interrogez-vous sur le niveau de risques des documents, en prenant en compte :

• Le type de contrat et le profil du poste
• Le contexte juridique et jurisprudentiel (points de litige, fréquence des recours en justice, niveau de preuves à produire…)
• Les enjeux financiers ou métiers
• Le contexte social (niveau de représentation syndicale, climat social …). 

Selon le niveau de risques, choisissez le niveau de signature adapté (simple, avancé ou qualifié) :

• En intégrant dans votre réflexion les coûts engendrés, les éventuelles ressources à mobiliser en interne, la simplicité de mise en œuvre et la fluidité du parcours utilisateur
• En vous renseignant sur les usages dans le secteur RH : 

o Pour un contrat à durée déterminée classique, la signature électronique simple est la plus utilisée ;

o Pour un contrat à durée déterminée susceptible d’être requalifié, ou pour un contrat à durée déterminée avec clause de non-concurrence, la signature électronique avancée peut être recommandée ;

o En demandant conseil à un expert en matière de signature électronique.

Comment signer un contrat de travail avec une signature électronique ?

Une fois le contrat de travail rédigé, vous vous interrogez peut-être sur la procédure à suivre pour le faire signer électroniquement. Voici quelques étapes à suivre pour mettre en place la signature électronique des contrats de travail.

Etape 1 : choisir son prestataire de signature électronique

Vous effectuerez votre choix selon le coût de la signature électronique, de ses modalités, du process à suivre, etc. 

Ces critères seront différents selon le niveau de signature que vous souhaiterez appliquer.

Etape 2 : choisir la manière d’accéder à la signature électronique

Deux options sont possibles pour la signature électronique :

• Elle peut être intégrée à votre logiciel SIRH, téléchargée sur votre ordinateur sans passer par un navigateur web
• Elle peut être accessible en ligne : dans ce cas, vous obtiendrez votre signature électronique via votre navigateur web. 

Le choix se fera selon vos process, les collaborateurs concernés et vos méthodes de travail.

Etape 3 : Sélectionner le niveau de signature du contrat de travail

Vous devrez effectuer votre choix entre les niveaux simple, avancé et qualifié. 

Etape 4 : respecter les instructions du logiciel de signature électronique

En fonction du prestataire choisi, les procédures ne seront pas nécessairement identiques. Toutefois, il existe des étapes communes au processus de signature électronique d’un contrat de travail, à savoir :

• La notification du contrat de travail à signer (par mail, par message sur l’application, etc.)
• La phase d’authentification pour garantir l’identité du signataire
• La signature électronique du contrat.

À noter qu’un employeur peut recourir à une délégation de signature afin d’autoriser une tierce personne à signer un contrat de travail en son absence et en son nom. Dans le cadre de la dématérialisation du contrat de travail, la signature numérique des deux parties au contrat est obligatoire. Enfin, rappelons que si la signature électronique est absente ou n’est pas valide du fait d’un manque de fiabilité, le salarié sera en contrat de fait sous le statut le plus avantageux.