Comment signer un bail à distance ?

Vous devez signer un bail sans pouvoir vous déplacer en raison d’une mutation, de vos études à l'étranger ou tout simplement d’un éloignement du logement ? La signature électronique permet de conclure votre bail à distance, avec la même valeur juridique qu'une signature manuscrite et une traçabilité qui vous protège en cas de litige. Notre experte, Anaïs Dewitte vous explique comment.

La signature électronique du bail, une pratique désormais courante

Historiquement, la signature d'un bail impliquait une rencontre physique entre les parties. Cependant, la crise du COVID-19 a bousculé les processus opérationnels. Les professionnels du secteur ont dû trouver des solutions afin de pallier les restrictions sanitaires, notamment les mesures de distanciation sociale, peu compatibles avec les rendez-vous d'usage pour finaliser une location de biens.

Depuis, la digitalisation s'est accélérée. Elle a favorisé l'adoption de procédures de signature à distance grâce à des outils de signature électronique sécurisés, qui simplifient les échanges, facilitent les transactions et permettent de signer un bail sans avoir à se déplacer.

Quelles procédures permettent de signer un bail à distance ?

Trois possibilités s'offrent aux locataires qui souhaitent signer leur bail à distance.

La procuration pour signer un bail

La procuration est le premier moyen dont disposent les locataires qui ne souhaitent ou ne peuvent pas se déplacer. Un garant (souvent un parent) géographiquement proche du bailleur peut se substituer au locataire pour le rendez-vous de signature, à condition qu'il soit en possession des différents justificatifs requis.

Voie postale

Une seconde option est de passer par voie postale pour l'envoi du bail et le renvoi du document signé. Cette procédure est parfaitement légale, mais prend plus de temps et occasionne quelques frais.

Conclure un bail avec la signature électronique

Enfin, lorsqu'ils sont dans l'incapacité de se réunir physiquement, ou par commodité, les locataires comme les bailleurs (ou les agences qui les représentent) peuvent recourir au bail numérique. L'essor des procédures dématérialisées permet désormais de signer un bail locatif par signature électronique, mais aussi des contrats de ventes immobilières dans le neuf, de manière parfaitement sécurisée et à distance.

Signature électronique du bail locatif et réglementation

La valeur juridique de la signature électronique est reconnue par le Code civil (articles 1366 et 1367). Par ailleurs, la loi ELAN du 23 novembre 2018 encourage la dématérialisation du secteur immobilier, et facilite l'établissement d'un contrat de location au moyen d'un bail conclu par signature électronique.

En France, la signature électronique est reconnue depuis la loi du 13 mars 2000 et encadrée par le règlement (UE) no 910/2014 dit « eIDAS ». Ces textes définissent les conditions dans lesquelles la signature électronique peut être utilisée et reconnue comme valide. Ils stipulent aussi que la signature électronique a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite lorsqu'elle respecte les critères suivants :

• elle est unique et exclusivement liée à la personne qui la délivre ;
• elle est sécurisée et protégée contre toute modification ou falsification ;
• elle est associée de manière indissociable au document qu'elle authentifie ;
• elle est apposée sur un document qui respecte certaines conditions de forme.

Quel niveau de signature électronique choisir pour un bail ?

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique, qui se différencient par leur degré de vérification de l'identité du signataire et par leur valeur juridique :

• Le niveau de signature électronique simple
• Le niveau de signature électronique avancée
• Le niveau de signature électronique qualifiée

Pour un bail locatif, une signature électronique simple ou avancée convient dans la plupart des cas. Le choix dépend principalement du niveau de risque et du niveau de preuve recherché en cas de contestation. Dans tous les cas, il est recommandé de disposer d'un dossier de preuve retraçant le processus de signature.

Comment choisir en pratique ?

• Bail d'habitation classique (vide ou meublé) → la signature avancée constitue le meilleur compromis entre simplicité d'utilisation et sécurité juridique. Une signature simple peut également convenir lorsque le niveau de risque est limité.
• Garant à distance, enjeu financier élevé ou antécédents de litige → privilégiez la signature avancée, adossée à un certificat nominatif, qui renforce la valeur probante.
• Bail commercial ou exigence de traçabilité maximale → orientez-vous vers la signature qualifiée, l'équivalent juridique le plus proche de la signature manuscrite.

Pour un bail à distance avec signature électronique, le niveau simple offre déjà un cadre sécurisé et reconnu. Chez Docaposte, même ce premier niveau s'appuie sur un certificat de scellement qui garantit l'intégrité du document, le certificat nominatif au nom du signataire venant renforcer les niveaux avancé et qualifié.

Les mentions obligatoires du bail locatif électronique

Tout comme le bail papier, le bail locatif établi par signature électronique doit être écrit et respecter le contrat type fixé par le décret du 29 mai 2015, en application de la loi du 6 juillet 1989. Plusieurs mentions y sont obligatoires :

• les caractéristiques du logement (adresse, période de sa construction, superficie, nombre de pièces, équipements en cas de location meublée…) ; 
• le loyer et les frais annexes (montant des charges locatives, montant et date de versement du dépôt de garantie, date de paiement mensuel du loyer) ; 
• les conditions de location (date de prise d'effet du bail, durée de la location) ; 
• les informations relatives aux parties (nom et prénom du bailleur, du locataire et de l'éventuel garant…) ; 
• l'identifiant fiscal du logement, obligatoire depuis le 1er janvier 2024 ; 
• les éventuelles annexes (diagnostics obligatoires, règlement de copropriété, acte de cautionnement…). 

Le bail doit aussi annexer les diagnostics obligatoires, le règlement de copropriété, l'acte de cautionnement, etc.

La dématérialisation s'applique à tous les baux (vide, meublé, mobilité ou commercial), chacun conservant ses spécificités (inventaire du mobilier pour le meublé, durée pour le bail mobilité, etc.).

Les parties peuvent donc librement choisir de signer un bail de manière manuscrite ou de conclure un bail par signature électronique, sous réserve de respecter les conditions énoncées ci-dessus. Bien entendu, lorsque le bail est signé par voie électronique, le locataire doit être informé des modalités et du fonctionnement de la signature électronique.

Comment signe-t-on concrètement un bail électronique à distance ?

Pour signer un bail électronique à distance, le bailleur a recours à un prestataire de confiance qui propose une solution numérique conforme aux réglementations en vigueur. Ce type d'outil en ligne permet de créer un bail numérique et de le faire signer électroniquement à distance. Le bailleur va saisir les informations requises et ainsi créer un contrat de location numérique personnalisé, qui sera ensuite envoyé au locataire (et au garant éventuel) pour qu'il appose sa signature sur le document électronique via un dispositif sécurisé.

La signature électronique consiste le plus souvent à cliquer sur un bouton « signer », puis à saisir un code transmis par SMS pour s'identifier et formaliser son consentement. L'opération est très rapide. Une fois signé, le bail est scellé informatiquement pour rendre toute modification impossible. Enfin, un archivage à valeur probante, conforme à la norme NF Z42-013 (reprise au niveau international sous la référence ISO 14641), permet de conserver le bail pendant toute la durée requise, avec la garantie de son intégrité.

Combien coûte la signature d'un bail à distance ?

Le coût varie selon la solution. La signature électronique est souvent incluse dans les logiciels de gestion locative. En solution dédiée, elle est facturée à l'usage (par document signé) ou par abonnement. Des offres « gratuites » existent, mais il faut vérifier qu'elles fournissent un dossier de preuve et un archivage à valeur probante : une signature bon marché sans preuve opposable est une fausse économie en cas de litige.

Les avantages de signer le bail à distance avec la signature électronique

Si les avantages du bail numérique sont multiples (garanties apportées par la signature électronique, processus simplifié), c'est bien la possibilité de le signer à distance qui apporte le plus de souplesse à cette procédure. Les gains de temps sont considérables (plus de déplacement, de rendez-vous pour la signature, ni de paraphage de tous les documents). Par conséquent, la signature électronique favorise la contractualisation, la signature à distance réduit les délais et les abandons liés aux rendez-vous physiques et aux envois papier. Signer un bail grâce à la signature électronique c'est donc allier efficacité et productivité.

Et en cas de litige ? La question de la preuve

En cas de contentieux (impayé, contestation de la durée…), la preuve repose sur le contrat signé, les données de signature, l'horodatage et le dossier de preuve retraçant chaque étape. Ces éléments sont recevables devant les juridictions civiles, qui examinent la chaîne de confiance mise en place lors de la signature. Passer par un prestataire certifié (capable de produire ce dossier) est donc ce qui distingue un bail simplement « signé en ligne » d'un bail réellement opposable.

Questions sur la conclusion d'un bail avec signature électronique

Un bail par signature électronique a-t-il la même valeur qu'un bail signé à la main ?

Oui. La signature électronique a une valeur juridique reconnue par le Code civil et encadrée par le règlement européen eIDAS. Un bail conclu par signature électronique vous engage donc au même titre qu'un bail signé de façon manuscrite, à condition de passer par un prestataire de confiance qui garantit l'identité des signataires et l'intégrité du document.

Combien de temps faut-il pour signer un bail par signature électronique ?

Quelques minutes suffisent. Une fois le bail reçu par voie électronique, vous le consultez, puis vous le signez en cliquant sur le bouton de signature et en saisissant le code reçu par SMS. Vous n'avez ni à vous déplacer, ni à imprimer et renvoyer le document. Après signature, le bail est scellé pour le rendre infalsifiable, puis archivé automatiquement.

Mon garant peut-il aussi signer le bail par signature électronique ?

Oui. Le bailleur ou son prestataire envoie le document à chaque signataire, locataire comme garant, qui le signe électroniquement depuis son propre appareil, où qu'il se trouve. Chacun reçoit son invitation et appose sa signature électronique, sans que personne ait à se réunir. 

Les solutions de signature électronique de Docaposte

Docaposte, filiale du Groupe La Poste et tiers de confiance numérique, accompagne les professionnels de l'immobilier dans la dématérialisation de leurs processus. Sa solution permet de signer des baux à distance grâce à la signature électronique, en toute sécurité.

Au-delà de l'immobilier, sa gamme de signature électronique, la plus complète du marché, couvre l'ensemble des secteurs d'activité. Elle permet de déployer efficacement des parcours de souscription numériques complets, simples et sécurisés, quel que soit le canal, tout en respectant les normes légales en vigueur. Conforme au règlement eIDAS, la solution est opérée par Docaposte, qui conserve vos documents et leur dossier de preuves en France, hors d'atteinte du Cloud Act.